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项目进度不可控?项目经理应该要预防这5种常见的错误

项目进度不可控?项目经理应该要预防这5种常见的错误

作者: 流程大师兄 | 来源:发表于2017-11-21 18:42 被阅读94次

00 引言

大量的项目交付过程中,经常会出现项目交付的进度于计划有较大的偏差,导致这种偏差的原因往往是多种多样的,排除掉各个项目不同的因素之后,一般常见的引起进度失控的原因是下面这5中错误。

错误01:没有足够的里程碑

项目经理经常出现的一个问题是没有在时间进度表上设置足够的里程碑,很多项目经理使用最大的时间进度来设置,比如:

  • 在项目的结束时刻;

  • 快临近截止交货日期;

  • 在一个新阶段的开始;

重点在于是不是有足够的里程碑,但每周设置一个就有点过了。里程碑的主要作用是用来作为进度控制和监测的工具,它可以轻松的跟踪项目计划中的关键点,快速可视地查看日程安排是不是在计划中,如果里程碑设置的不够,那么项目的进展报告就很难形成。

改进建****议:确保项目里程碑在整个项目交付过程中中均匀分布,以便定期检查进展情况。

错误02:不考虑资源的可用性

有的时候,项目进度计划看起来很漂亮,也有明确的里程碑,项目经理在做计划时没有犯其它常见的错误,但是,真正在落实到项目实施的过程中的时候,出现了资源不可用。

在规划项目进度计划的时候,要考虑项目成员是否真正的投入到这个项目中来,有的突然去休假,有的被安排了一段时间的培训,还有的可能存在家庭原因导致无法正常上班等等。

改进建议:对于项目经理来说可以采取相应的人员调度系统来安排资源,同时需要将进度计划及时公开并传达到每个项目成员,提前做好资源风险管理。

错误#3:不使用基线

没有基线就没有比较,当每更新一次进度计划表的时候,就要与之前的版本进行逐一比较,看之间存在差异在哪儿,为什么会出现差异,把这些想法记录下来,下次再出现类似的情况就会把这个差异考虑进去。

如果没有基线,当刷新了几次之后,你永远不会记得为什么要做这些变动,甚至感觉到这些计划安排在第一天看起来就像这样,这个时候其实已经失去了比较的意义。有了基线的真正意义在于帮助项目经理吸取经验教训,达到进行整体监测和控制的目的。

改进建议:每次批准重大计划更改时,项目经理需要保存新的基准。建立建立变更控制管理流程,一旦出现变更,对原来的基线进行备注说明,包括产生变更的背景、影响范围和相关记录。

错误#4:没有定期更新状态

项目经理往往觉得做计划没有任何作用的原因在于,他们做好计划后就不去做任何状态的更新。项目经理之前做的很多工作包括计划中的任务列表,一旦完成后, 总是以为项目一切都是按照计划正常进行的,但实际上考虑到项目中工作的复杂性,所有的任务可能都会有所偏差。

如果项目经理不对项目进度计划进行定期更新****,那么一旦出现问题就无法对新事物做出反应,比如有人生病请假了,任务如何进行交接等,项目经理对于任务的更新往往可能只有两种状态,未完成和完成,没有过多的细节去对任务进行跟踪分析。

改进建议:项目进度计划不能只更新任务是否完成,需要添加更多的细节,需要定期对细节进行了解和沟通。对计划始终保持最新的状态来增加准确性,这样的话会对其他的模块产生同样的好处。

错误#5:进度计划中任务缺少关联

这个很简单,项目经理由于对业务不熟悉或者跨行业,导致对于项目中的具体流程不清楚,比如安装设备需要什么样的顺序和需要多长时间。如果项目经理没有参与到项目团队的整体规划中去,那这个进度计划表基本上都是虚构的,没有人会承诺任何事情,也没有人会相信给出的任何截止日期,那么在交付的时候,就会碰到一堆的麻烦事情。

改进建议:那么需要重新再做一遍进度计划表,从项目团队和其他部门同事中重新获取真正的数据和真正的时间估算。

那么,你在项目中遇到的进度计划问题是什么,可以留言说一下:)

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