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你想成为时间管理高手吗?明白这7点,你就能做到!

你想成为时间管理高手吗?明白这7点,你就能做到!

作者: 驴小驴读书 | 来源:发表于2020-04-25 23:50 被阅读0次

越长大越觉得时间真的很宝贵!

回想一下那些年浪费的时间:每天忙忙碌碌,回头一看也没干什么;明明有大把时间,年初立下的flag到了年底成了一句屁话;每到下班就被没完成的事追着跑,加班熬夜成了常态;无数次告诉自己真的不能再这样下去了,结果仍是不怕死的作。

再看看身边的朋友,不是已经实现了从月薪3000到年薪四五十万的职场逆袭,就是在某个领域已小有成就,总之是我不能比、比不上的存在。

之所以造成这样的差距,症结就在于:一是没有目标感,二是常常陷入和自己的情绪对抗,三是容易忽略自己的身体特点。

所以,这才导致了为何同样一天24小时,我花费时间产出的却是无效。

由此可见,高效管理时间对于生活和工作非常重要。

《时间管理7堂课》这本书,秋叶大叔介绍了7个高效管理时间的方法,分别是目标管理、情绪管理、精力管理、日程管理、效率管理、碎片管理和日程管理。

这7个时间管理方法适合于任一种人群,前提是要结合自己的实际情况,选择适合自己的方法,才能达到高效管理时间。

想做好时间管理,目标管理很重要

或许你之前设置目标时,犯过和我一样的错误,不是没有明确的目标,就是目标太小,又或者目标不清晰、目标太多。其结果导向只有一个——让时间管理变得没有价值。

如何设置目标?就如秋叶大叔所言:“什么事情最有产出,什么事情就是我们的大目标,值得投入更多时间去做。”

只有达到大目标,才能高效利用时间。万科集团创始人王石在其自传中写道,他攀登珠穆朗玛峰的目标是登顶。为了节省体力登顶,一路上他不做任何多余的动作,不看日出,不看美景,而是躲在帐篷里吸氧,恢复体力。

那么,好的目标应该是怎样的呢?首先,它应该符合SMART原则,即具体的、可衡量的、可达到的、有相关性的、有明确的截止日期。比如,我要在杭州余杭区找一个新媒体运营的工作,月薪要大于10k,最好能达到14k,在5月中旬前搞定。

而且,这个目标是要我们跳一跳就能碰到的,通过串联自己的资源和能力,进一步分解为一组组小任务,通过做这些小任务达成一个个小目标,进而对生活产生一定的影响。

在人生的不同阶段,我们应该设置不同的目标,人生九宫格管理目标是一个很好的方法。它主要是围绕“健康、工作、财务、家庭、社交、爱好、学习、休息”8大领域来设定目标,根据不同人生阶段不同的侧重点来进行取舍。

这是一个真正时间管理高手的主动选择,缩短不平衡态的总时间,延长平衡态的时间,提升了幸福感。

情绪管理,选对适合的时间工具

负面情绪是高效时间管理的一大阻碍,因为一个人一旦有了负面情绪,自控能力就能减弱,情感就会占据主导位置,从而导致时间管理失灵。这也是我们普通人普遍存在的一大问题。

一般来说,在日常生活中,8种非理性情绪会削弱我们利用时间:①需要被赞赏,②过高的自我期许,③过度担心潜在的后果,④不自觉想逃避责任,⑤习得性无助,⑥情感依赖,⑦害怕被鼓励,⑧惰性。

尽管这些非理性情绪与大脑构造有关,但并非没有方法应对。

当一个人在不同情绪状态下,时间管理方案也应该做出相应调整。

在《时间管理7堂课》中,秋叶大叔介绍了DISC行为分析理论——不同行为风格的人,需要不同的时间工具。

◇D型风格的人,在情绪管理上有着容易形成惰性、习惯被认同的问题,所以需要做好精力管理,来平衡工作和家庭。

◇I型风格的人容易自我肯定,也容易自我否定。这类型的人需要通过提升情绪稳定性来提升行动计划性。

◇S型人则是害怕被孤立,容易情感依赖,害怕做决定,其改进措施为提升拒绝别人的能力,提升自我选择的能力。

◇C型人是容易消极完美主义,过度害怕负面后果,他们需要改进的是:克服拖延行为,通过清单带动自己的行动效率。

所以,情绪管理就是要客观识别并排解自己的非理性情绪,这样做不仅能增强工作能力,还能高效管理时间,更游刃有余。

精力管理,找准你的作息节奏

城市越大,人就越忙,压力也就越大,很容易出现睡眠质量不好、作息不规律、身体易疲劳等症状。通常,这是精力管理不到位的常见现象。随着这些症状的出现,久而久之就会影响到时间管理。

所以,有效的精力管理可以让我们更好地做好时间管理。

通常,睡眠不是睡得时间越长越好,而是要看睡眠质量,它能快速有效地恢复精力。秋叶大叔提出了6个建议:

①半夜体温最低,容易犯困,需要保暖进入深度睡眠,此时最不适合熬夜加班。

②保证早餐质量,获得足够的热量有助于保持上午的工作精力。

③中午安排午睡,是符合人体生物规律的。

④快速简短的下午茶有助于保持精力。

⑤入夜后加件衣服,或进行身体锻炼,有助于提升体温,保持精力。

⑥入睡前不要从事剧烈运动这样会拉高体温,不容易入睡。

同时,良好的作息习惯,可以让身体自发形成内容的节奏,此时可以用作息表安排每日时间表,精力高峰时段做重要的、有难度的、有挑战的工作,精力低潮时段做相对简单的、耗费工作量但不重要的工作。

只有知道自己每天的精力节奏,在精力高峰期一鼓作气,我们才能改变现有的生活状态,高效时间管理。

做好日程管理,高效管理时间

普通人和牛人的工作日常有什么区别?

普通人用事件管理时间,即以“事件”为中心的模式,其实是把自己的事件掌控权交给了别人。

而牛人则以“时间”为中心的模式,根据自己的时间产出能力,主动管理事物,形成固定的工作节奏。

作为普通人,我们可以按照秋叶大叔提出的“三步制作一周日程表”:第一步:画出空白日程表;第二步:列出一周要响应的全部事物;第三步:画出一周日程表。

值得主要的是,填写一周日程表时可以遵照“石块装杯法”。即先把大目标排进日程,因为大目标往往是重要但不紧急的事情,然后放入鹅卵石所代表的日程表上较为重要的事情,接着是如沙子般的日常琐碎事,最后则是“水”——碎片时间。

切记,不要一开始就填满一周日程表,并要随时动态更新。

用好效率管理,你的时间就会比别人多

如果今天的工作状态好,无疑,今天的工作效率也会提高。

衡量一天的产出、做一件事的回报大不大,就要看所耗费的时间、产量、产出质量和产出能量这4个因素。通常,这也是评估工作效率的因素。

要想提高工作效率,可以通过以下3个方法有效解决,从而达到高效利用时间。

一是快速形成心流。创造容易进入心流状态的环境,找到进入心流状态的“开关”动作,具体化自己的工作场景,用“下一个动作”带自己进入心流状态,降低门槛,先从快乐的事情开始,再“约”渴望的事情。

二是为一件事找多重目标。高效工作者的思维模式是争取做一件事就能得到多种不同的收益,但并不是说在一个时间单元内要做几件不同的事情。

三是用复利思维提升工作价值。即时间管理的二八原则,80%的回报由20%的事情所决定。而完成这些事情所需要的时间在自己付出的时间里又占据了80%。

用好碎片时间,也能完成主要任务

工作中,时不时开个会,周边不断有同事来找你……这些都会打断你的工作,让你不能用大片的时间集中去做某一件事,而只能在碎片时间里做。

这常常会让很多人觉得苦恼,觉得碎片时间能干什么?

事实上,若是用好碎片时间,也能完成一些主要任务。比如,可以列行动清单;约定好沟通时间避免被他人随意切碎自己的时间;制作碎片时间利用地图

同时,将N分钟的用途内容和工具结构化,想想1min、3min、5min……能干什么,然后规划不同场景的碎片时间用途。这不仅能形成思维导图,还可以养成好的微习惯。

在这里,可以使用WBS分解工具。其工作原理如下:可以粗浅理解为从目标开始倒推,将完成目标需要做的事情细化,变成一级一级独立的任务,把最底层的任务分解到个人能在某个时间单元里完成就好。

这样的碎片时间管理,是不是也很简单呢?

学会外包管理,你也能每天工作4小时

或许,外包管理对于我们普通人来说还用不到,但梦想还是要有的,说不定很快也能做个领导或者老板呢?

想象一下,若是做了老板,可以用老板思维来计算成本:这件事一定要自己做吗?如果雇佣一个员工的成本大于外包支付的成本,为什么还要雇佣员工呢?显然,外包是一个更明智的选择。

要想做好外包管理,就要学会标准化输出你的工作任务,做好工作量明细、工作程序规范操作说明、交付验收标准、薪酬标准。

普通人则可以从提升质量、提高效率和节约成本这3个维度选择外包,比如:各种手机智能App或其他类型移动终端就是一种好的外包媒介。

对于不会管理时间或者还没能高效管理时间的人来说,《时间管理7堂课》值得一看,秋叶大叔介绍的7个高效管理时间方法,我们可以结合自己特性有效利用,假以时日,我们也可以成为时间管理高手!期待成为更好的自己,一起加油吧!

@驴小驴树洞 一起读一本书,一起学以致用吧~

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