Excel通过数据验证设置下拉选单，有效限定数据的录入！

Excel的数据验证中，最强大的功能之一便是可以设置下拉选单，通过下拉选单可以有效的限定数据的输入，避免错误的无效的数据录入。

在“Location”这一列的数据中，只有两种类型，或“Showroom”，或“Basement”，在此通过设置下拉选单则可以有效避免拼写的错误，并且可提高录入数据的效率。

使用数据验证功能之前，我们先选中目标区域，即“Location”列的数据。

点击菜单栏的“数据”选项卡下的“数据验证”，打开其对话框。

在“验证条件”下“允许”选项中选择“序列”，并且右侧默认勾选“忽略空值”与“提供下拉箭头”。

在“来源”框中，我们可以根据不同的情况进行设置，可手动输入或引用某个查询列表。在此例中，因仅有两个数据类型，所以我们选择手动输入，并且按照其首字母的顺序依次输入，中间用英文符号下的逗号隔开。

点击“确定”后，我们再点击“Location”下的某个单元格时，右侧会出现一个下拉箭头，点击该箭头即可看到数据列表。

我们再来看一个比较复杂的示例，当遇到下拉选单的列表较多时，且这些数据列表可能会随时更新，那在数据验证时应该怎样做呢？

在“Origin”这一列数据中有多个数据列表。

选中该列的所有数据并包含标签。

将选中的数据复制粘贴到“List”工作表中。

删除“Origin”中的重复值。

点击“确定”后即可删除重复值，留下我们需要的数据列表。

修改数据标签“Origin”为“Origins”，避免与原数据中的标签重名。

为了能使数据验证中的下拉选单可以自动获取更新的列表，我们对当前的列表进行以下设置：

1. 创建名称：选择所有数据列表并包含标签，可使用Ctrl+A快捷键组合；点击“公式”选项卡下的“根据所选内容创建”，确认只勾选“首行”，点击“确定”。

在“名称框”中可看到已创建的“Origins”名称。

2. 创建表：点击数据列表中的某个单元格，点击“插入”选项卡下的“表格”，打开其对话框后，点击“确定”。

如果不喜欢表格的默认样式，我们可以将其设置为无样式，注意在表格的右下角的蓝色小三角形，当我们在表格的下面添加新的数据时，这一蓝色小图标会随之向下移动。

3. 排序：点击“Origins”右侧的小三角筛选器，选择并点击升序。

回到原数据工作表中，选中“Origin”列的数据，点击“数据”选项卡下的“数据验证”，选择“序列”，在“来源”框中，先输入“=”符号，因为在这里我们要引用一个单元格区域，而不能直接输入“Origins”。

在“=”后面输入名称“Origins”，如果没记住，可以通过快捷键F3打开名称列表的对话框，选择对应的名称即可。

点击“确定”后，“Origins”名称即可添加至“=”后。

点击“确定”后，再点击“Origin”列下的某个单元格，其右侧的下拉选单中会有相应的数据列表。

最后我们来测试一下数据验证的下拉选单是否会自动添加。在“List”工作表中，我们给“Origins”添加一个新的数据。

我们再来看一下原数据表格中的“Origin”列下的数据单元格的下拉选单，已经添加了新增的“Italy”这一项。

本期我们介绍了数据验证中的下拉选单，其可以帮助我们避免错误数据输入并且提高数据录入的效率，在下期我们会继续了解如何在数据验证中使用公式。