时间管理中的误区

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今天是2019年07月05号，星期五，泉州，天气雨，篇文192。

下午在给客户销售团队（内贸和外贸）做《目标管理（MBO）》培训，谈到时间管理里面的一个重要的概念，即目标设置要具有时间限制，根据工作任务的权重，事情的轻重缓急，拟定出完成目标项目的时间要求。我们通常会把它分为四个象限，第一象限是重要紧急，第二象限是重要不紧急，第三象限是紧急不重要，第四象限是不紧急不重要。我们把它叫时间管理的四象限法则，如下图：

时间管理中的误区

任何一个人，都可以把自己每天的所有工作分配到这张表上，那么哪些工作是优先或集中精力要先完成的呢，在我们的培训互动过程中，绝大部分的学员都会选择“第一象限是重要紧急”。这个是显而易见的，这件事情很重要，又很紧急，你说你不优先做，那出了问题谁负责？可是观念的本质是这样的吗？起码在我们看来，并不完全是。

当一个人每天都有那么多紧急的事情，就应该好好想一下，为什么会有这么多紧急的事情，有哪些事情是自己提前做好规划和安排，就可以避免掉的，我想，应该至少有一半以上是完全可以不用发生。看到这里，如果大家有兴趣，从第二天开始你可以做一个试验：从早上到晚上，把所有你接到的电话，和你拨出去的电话都做一个登记，只要有发生就登记，到晚上睡觉前把这张登记的纸张拿出来看一下，有哪些是拨错号码的，有哪些是事前预防就可以避免掉的，有哪些是突发状况的。我想这张纸上至少一半以上的电话是可以不用接或不用打的，也就是说，我们每天那么忙碌，真的有可能是假象，看起来大家都很忙，其实效率并不高，也造成机会成本的浪费。

那么既然我们知道紧急事情发生的本质，那么我们有什么应对措施吗？当然有，应对措施应该从高层管理岗位先开始，做为管理者，应该做好公司和部门的规划和安排，包括组织、流程、制度、文化等，这些就是典型的重要不紧急的工作。做这一些的目的除了规范化要求以为，还有一个很重要的功能就是规避风险（减少紧急事情发生）。搭建好制度后，作为部门员工来讲，按制度执行，应是能减少紧急事情发生。

好了，归纳总结一下我们的观点：

1、职位越高的管理层，应该越优先完成第二象限是重要不紧急的工作；

2、如果你一天到晚的都是紧急的工作，那么你应该检讨一下是否做好事前的准备和预防。