裴新民
凭证装订是会计人员日常工作内容之一，每月总要花费几天时间来专门完成这个工作。
装订前的单据整理工作很费时，将较大幅面单据、附件折叠成与记账凭证相近大小，又是最费时的。装订后，一旦需要查看、复印，又需要将折叠起来的单据展开，查看、复印后再重新折叠起来。
这样的动作在不知不觉中花费了会计人员的工作时间，反复的折叠又最终导致会计凭证出现破损。那么，有没有办法减少这个单据折叠的工作呢？答案是肯定的，有。
在传统的工作环境下，折叠单据是为了将较大幅面单据，折叠成与记账凭证（大约相当于三分之一A4纸大小）大小相近，以便整册会计凭证大小一致，最终方便装订成册、入档保管。
而记账凭证之所以设计为三分之一A4纸大小，是因为这个幅面已经足够登记三、五条会计分录。差旅费报销单、货物进出仓单等原始单据，也是如此，设计一张单据处理三五条记录，符合日常业务发生频率。
在过去的工作环境中，最大纸张凭证附件是合同协议，而这些合同协议常常预先设计为格式合同，以极薄较软的纸张印制，折叠起来很方便。在这样的工作环境下，幅面较大需要折叠的单据附件并不多，窄幅的会计凭证设计是经济、合理的工作安排方式。
但是，在现在电脑完全普及的时代，合同协议、会议记录、申请报告等可能成为会计单据附件，几乎全部以A4纸张打印。人们日益习惯按默认的A4纸幅面处理各类文件。随着电脑的彻底普及，每个员工都可能随时处理出某种文件资料，这些资料最后成为记账凭证附件。
最终，会计人员很容易发现这样一个现象：除了记账凭证、仓库单据这些由财务部门设计印制的单据之外，其他资料都是A4幅面的。会计凭证整理过程中，附件的折叠工作量越来越大。
既然如此，反过来想一想，我们会计人员为何要继续坚持窄幅的记账凭证和仓库单据呢？如果顺应环境，将记账凭证、仓库单据也改变为A4幅面，不就形成了新的统一规格吗？不就可以消除绝大部分附件折叠工作量了吗？
事实就是如此。在我工作过的一个企业，我们就这么做了，会计凭证装订工作一下子变得轻松了很多，日常凭证的查找、复印工作也容易了许多。为了与过去的窄幅凭证工作方式相区别，我称这样的工作方式为“宽幅会计凭证”工作方式。
宽幅会计凭证工作方式的实施要点有如下几点：
1、以A4纸幅面打印记账凭证：在软件中自定义记账凭证的幅面就可以了。
2、以A4纸幅面设计仓库单据、付款申请单、费用报销单。
3、以A4纸幅面设计设计凭证装订封面。
4、会计档案柜对应购置和设置。
对于这样的安排方式，你可能会有如下疑问，我也一并解答一下：
问题1、以A4纸打印记账凭证会不会太浪费？
回答：不会。不用说月末结转性会计凭证的分录有几十条，某些会计将多份单据集中编制记账凭证出现超长记账凭证，就是许多正常的记账凭证也常常有多条分录。
这里一个主要的原因是：随着记账软件辅助核算功能的普遍应用，会计账簿数据的处理越来越细化。
对费用账户按部门进行细化核算已经是最基本的，有些公司还细化到了具体员工；有些单位还细化了费用项目，比如二级明细“差旅费”之下细分了车船费、住宿费、伙食补贴等三级科目，“社保费”之下设置养老保险、失业保险、意外保险等五险一金的具体名目，这些核算方式都导致每张记账凭证会计分录条目数的增加。
实际上，在窄幅记账凭证方式下，经常出现几分之几的凭证编号。新的A4纸幅面记账凭证会同步解决这个问题。
当然，从实际效果看，宽幅方式下，纸张的用量会增加一些。但是，对比工作效率提高产生的效益，纸张成本增加是微不足道的。
问题2、以A4纸幅面处理仓库单据、付款申请单、费用报销单会不会浪费？
回答：不会。仓库货物的规格很多，宽幅的单据更适应现在的经济环境。宽幅的付款申请单、费用报销单，可以有更多幅面区域安排摘录项目，更好满足财务部门核算需要；单据充分反映审批审核手续和环节岗位，也可以更好地满足工作需要。
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