如果没有亲身组织过一场会议，那么你一定认为会议准备非常简单。但是一场完美的会议，任何小细节都可能导致出现纰漏。所以接下来，我用自己的经验来告诉大家日常会议需要准备的物品和注意事项。日常会议相比较而言是最简单和频率最高的。一场会议分为会前准备、会中现场工作、会后收尾。
一、会前准备：
1.会议内容确认，会议召开的主题、时间、地点、参与人员、经费。
1.1和召开会议的主要领导人确认会议目的和内容。
1.2和主要参会人员确认是否和重要工作有时间冲突。
1.3确认会议场地是否能容纳还有椅子数量是否刚好。
1.4提前系统走申请经费的流程。
1.5和领导确认会议是否有着装等特殊要求。
1.6和领导确认如果会议时间较长，用餐环节是否需要提前预定。
2.和各部门负责人沟通收集好会议议程，和总经理确认会议议程，发通知前先写会议议程，可以参考以下模版。
2.1会议议程注意事项，开会前电子邮箱形式发送个人，会议期间打印出来给个人。
2.2会议讨论主题和参会人员名字都要按照重要程度进行排序，这个画重点，我之前踩过坑。
2.3根据实际情况变化来更新议程，发送前一定要检查仔细。
2.4会议主持词编写，要根据会议内容和主题来进行编写。
2.5通知发言人准备发言，询问领导是否需要由我们来写发言稿。
等前期文字类的都准备好了以后，开始会前物品准备工作了，也不能掉以轻心。
3.打扫卫生，桌椅摆放整齐（建议买一条棉线，后续矿泉水，茶杯之类都可以用棉线来调整整齐）。
3.1多媒体设备调试好（音响、话筒、投影仪、翻页笔等），这里PS画重点，电池必须更换新的。如果会议过程中话筒或者翻页笔突然没电会非常尴尬，也是失误，所以要检查仔细。话筒和音响确保声音也必须适宜。会议中播放的视频、资料都先自行检查过。
3.2准备茶水，将提前烧好的开水放到保温水壶里。然后询问领导是否要将个人的茶杯和茶叶准备好放在座位上。
3.3会议开始前15min，建议将空调问题调至27-28度，可根据季节自行调整。
3.4准备会议使用物品(会议签到表、矿泉水、茶水、带公司logo白纸、削好的铅笔、牛皮本、产品手册、会议议程、会议背景PPT、烟灰缸、桌签、摄像机、相机等）烟灰缸里放专用的泥土，如果没有就放些水。摄像机和相机提前检查好内存和电量。
3.5如果有外来的客户来访，需要想好提车位以及电梯帮忙按和楼梯口等多处地方指引和接待的人员。
3.6桌签提前根据参会人员名字打印，并且按照重要程度摆放好，名字摆放在外面，职位在里面。座位安排要根据会议参加人员性质和会议室的方位来进行摆放桌签。座位礼仪也是有讲究的，我之前也犯了错误。排序原则:以远为上，面门为上，以右为上，以中为上;观景为上，靠墙为上。座次分布:面门居中位置为主位;主左宾右分两侧而坐;或主宾双方交错而坐;越近首席，位次越高;同等距离，右高左低。具体我后续在专门写一篇关于礼仪方面详细的文章。
二、会中现场工作
会中现场工作又分为场内和场外。
1.会议中观察茶水饮用情况，及时关注，每隔一段时间适时地加水。
1.1做好会议记录和会议纪要，建议下载可以语音转文字的APP或者买录音笔，可以减少我们大部分的工作量。而且可以防止记录的时候发生错误和遗漏重要的信息。
1.2做好摄影和摄像，对于一些重要的信息，进行拍照记录。
场外
2.观察会议时间，如果有用餐环节，要提前和餐厅确认人数，防止发生会议结束后等待太久。
2.1如果会议中有发言，话筒及时传递。
三、会后收尾
1.将会前准备的物品进行清理和回收，桌椅摆放原位。
1.1重要的文档进行扫描，会后记得如果有费用需要报销的及时走流程。
1.2将做好的会议记录和会议纪要通过邮件方式发送给所有的参会人员。
1.3会议中摄像和拍照进行存档。
1.4每次会议结束后，我的建议是都要复盘下，想下此次会议中是否自己还有欠缺的地方，下次需要改善的细节。
1.5还有一项是我们经常会遗忘的，就是会议后的决定要监督落实工作。
总结、看似简单的三大步骤，我其实只写出了大纲。还有非常多的细节，如果有想要会议需要所有表格的打包模版，请关注我的微信公众号HR小姐姐的知识库。为了鼓励我继续编写，记得给小编加个鸡腿，赞赏下哦。
网友评论