引言
早上，在电梯碰到一位同事。
我问他：为什么看你脸色不太好？
他说：最近每天白天都在开会，还不夸张地说，我一天要参加超过5个会议，特别是周一、周二。晚上才有时间加班做做事情，导致每天都加班到很晚。
我，陷入了深深的思考······
好好的工作时间，都浪费在了无休止的开会中。这种场景是否特别熟悉呢？
其实开会本身没有错，只是方式方法不对导致了效率低下。
经过总结思考，整理出一份高效开会指南，请查收！
一、明确开会的主题和目标，解决问题
一群人，聚在一起开会，肯定是要解决问题或者达成共识。无论是周期性的会议（如周会、月会），还是非周期性的会议（如员工大会、年会），都一样。
所以，无论怎样，会议必须有一个明确的主题，否则就先不要开。而且，所有的提前准备的材料都围绕着这个主题来进行准备，没有准备好材料，也建议先不要开。
比如，我们部门每周都会开周会，核心的目标就是检查工作完成进度。所以我们设定的会议流程包括：检查上周工作完成情况、本周工作计划，遇到的问题，有什么需要协助。
二、提前做足准备工作，并提前发出会议大纲和内容
我认为提前做足准备工作，是一个会议高效程度的关键点。一般来说，如果我来组织会议，我会提前至少一天发出会议大纲及需要准备的内容。以我们每周周会为例，我们会要求开会前必须填写完整周报。开会的时候一般不会让每个人照念一次。先安排几分钟阅读课，然后有提问环节。如果比较常规的工作或者重要性不高的工作内容/项目就会pass。重点沟通就是项目的情况。
从以上内容看来，足以看出填写好周报是多么关键。这是很重要目标达成的过程监控，我们称之为“PDCA”，即Plan-Do-Check-Action。
三、确定责任人及分工
一个会议从来不是领导一个人的独舞，而是一群人共创和达成共识的过程。一般的会议有几个特别重要的角色，包括主持人、主讲者，还有记录者。如果一些大型的会议可能还包括时间官、会议安排者、后勤等。
主持人：主要负责会议流程的统筹及串讲、安排。有时候小型的会议，主持人会涵盖时间官、会议安排者等工作。
主讲人：顾名思义就是正常会议的主讲嘉宾，需要提前准备会议内容，不限于ppt、文字稿等。
记录者：主要负责做好记录，并且输出会议笔记。我们公司有一个规定，就是无论大大小小的会议，大于3个人的沟通，都必须输出会议纪要。
时间官：根据会议流程进行记录时间，并提醒是否超时。通常，一个成年人的专注时间持续极限是90分钟。所以避免发散，很重要！
会议安排者：主要负责提前发通知，明确目标及会议流程，确定主讲人等等。
后勤：如果大型的会议，有很多后勤的工作，如摆放水、确定场地、测试音响、打印横幅，甚至包括室内问题把控。
四、会议需要得出结论及下一步行动
开会的目的就是要解决问题，我们一般要求开会，沟通建议先讲数据，再事实，非必要才讲观点。
在管理工作中，我们遇到最大的问题就是大家陷在问题里。如果你仔细观察，会发现很多公司的会议都是问题导向的。只要一有问题就召开会议，也正是这样，公司内部的会议特别多。永远有解决不完的问题，就永远有无休止的会议。
正确的开会姿势是每个人拿出解决方案进行开会，如果有解决不完的问题，请记录并留好待办。
一场会议，最好的结果就是：开完了，大家都清楚为什么做，要做什么，然后就去做了。
送给大家四条高效开会指南，希望通过这篇文章能帮助大家开好会，管理好团队，真正产出会议的价值。
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