好久没有审批业务卷宗了，今天翻看了几本，发现了一些问题。我们对于各种类型的卷宗整理，我们都有做的指引和相应的文档。在具体的操作中，整理卷宗的实习律师们还是会有些小问题。
指引和相关的文本虽然有，但是那是根据一般的卷宗做出来了的。每一项业务，每一个案件，都会有自己不同的特点，保留下来的材料都会各有特色，远非一般的指引能够涵盖过来的。
这就需要从什么是律师业务卷宗，以及业务做完了，为什么要整理保存卷宗的目的角度来看这个问题，灵活处理整理指引和目录没有包括的问题。
律师业务卷宗是什么？它是律师对这项业务或者案件的所有过程的记录和总结，是对所有材料的分类和汇总。它包括这么几部分：
第一部分，委托手续类。
律所与客户建立委托代理关系的相关材料，这是律所取得客户委托的依据。包括律所与客户签订的委托合同、委托书、收款记录、发票存根。律所给客户的风险告知书、律所的承诺声明等。
第二部分，客户主体材料。
客户的主体情况，客户的营业执照/身份证复印件、法定代表人身份证明，必要的时候需要结婚证复印件、户口本复印件。必要的时候，客户参与洽谈、委托的人需要提交客户出具的委托书。
第三部分，客户的基础材料
是客户要解决问题问题所需要的基础材料，是客户诉求、主张的主要依据。律师根据这些材料，或者还原客户陈述的事实，或者借助这些材料，为客户出具相关的法律意见，完成某项法律事务等。这些材料，包括客户提交的材料/证据，律师调取的材料/证据，律师与客户的沟通交流资料，律师与公安机关/检察机关/法院，以及其他第三方机构调取的材料、沟通交流的材料与记录。这个主要表现为我方提交的证据、会谈笔录、阅卷材料、材料交接单等等
第四部分，对方的材料/对客户不利益的材料。
在案件中，体现为阅卷材料和阅卷记录/笔录等。这也是还原客户所述事实的重要依据。它会从反面反驳客户的主张，消灭、吞没客户的请求，或者增加客户主张事实的维度等。主要是对方提交的证据、申请、委托书、律师函件等，甚至包括对方提交的主体资格证明材料。在这一部分里，我的主张是，如果去法院阅卷，除了法院不让复制的合议笔录之外，其他都应该复印。当然现在都是电子阅卷，给律师看的，都已经扫描上传了，没上传的，估计想要也挺难的。
第五部分，程序性材料。
这个法律事务/案件的程序性材料，包括管辖权异议、裁定书，关于管辖权异议的上诉状、二审裁定书，开庭传票，立案/应诉通知书、权利告知书，合议庭组成人员告知书等。非诉讼的，客户的批办文件等，可以放在这里。
第六部分，律师分析意见
律师对这个事情的分析论证材料，内部商讨记录，包括案例检索等，分析思路、草图、提纲，甚至有关这个业务的各种涂鸦。有时我把这些材料称之为“工作底稿”。
第六部分里可以放一部分这样的材料，开始的法律服务方案，后期的法律风险分析，甚至要分析一下程序上的风险、结果的风险，案例引证等。
第七部分：代理意见/代理词。
提交法院的代理词的副本。代理词可以有多份，可以就整个案件写一份代理词，也可以就专门问题写一份代理词。如果有对案件整理的思维导图、厘清逻辑关系的图表之类，提交法院的，也可以放在这里。当然，放在第六部分里也可以。
第七部分会议记录/庭审笔录
双方就这个法律事务进行商讨的会议记录、庭审笔录
第八部分，服务成果
案件中，为判决书、裁定书、裁决书等。非诉事务，分析论证类的，法律服务成果为分析意见、法律意见书。完成任务类的为任务完成的证明，比如公司成立后的营业执照复印件，许可获得后的法定文件复印件等。
第九部分，结案报告/总结
对该次法律服务的简单总结。总结的模式有很多种，可以使长篇大论，也可以是简短一段，也可以是填写设计好的表格。不同的律所、不同的律师，或者不同的法律事务会有 不同的做法，但是要能够总结本次法律事务的经验教训得失等为要。
第十部分，参考材料/或重复材料
这些材料，严格意义上说，可以不放在这个卷宗中，但为了保险起见，我习惯将其定在卷宗后面备考。如果卷宗较多的话，单独成卷。
需要强调是的：
1.提交出去的材料，自己要备份。
每一份材料，提交客户的、法院的、行政机关的材料，除了提交相关方之外，一定自行留存一边存档。
2.提交出去的材料，要有收据。
即使司法机关、行政机关、客户、其他各方不愿意书写收材料的收据，律师或者律师助理也应该自己的做好记录。做记录的方式有两种，一是在本次法律事务的事务记录中做好记录，二是在留存的那份文书的醒目位置写明何时向何单位的哪位提交了这份材料。
3.收到的材料，要记录收到时间。
很多法律文书，根据不同的性质，具有一定的时效性，比如行政处罚与告知书，需要在一定期限内陈述申辩，有的还需要提出听证；行政处罚决定书收到之后，提起复议或者诉讼，需要在一定期限内提出；一审判决裁定，需要上诉，不能超过法定期限；缴费通知、提异议、收到应诉通知书需要在法定期限内提交证据等，都会有期限限制。这就需要在收到的法律文书上标明收到时间，并及时采取措施。
4.多本卷宗，要编序号。
不能只写第几卷第几卷。比如，如果有五本卷，你只写了第一卷直到第五卷，如果卷不小心分开了，你只看到第一二卷，你怎么才知道还有其他卷宗？所以建议一定要在封面标注“共五卷 第一卷”“共五卷 第二卷”……
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