本文提要

秘籍名称：邮件合并

主要工具：word

辅助工具：excel

功能：需要用邮件发送大量重复性文档，如工资条、告知函、通知及请帖等等。

做HR的时候每个月都要发送二三百人的工资条，做工资已经够我挠头了，还要发工资条……想想都头疼。

而且不发吧，员工肯定不满意，领导也觉得咱们人事工作不到位啊；发纸质吧，既麻烦又废纸，还不方便保密；截图吧……太累，200多人呢，我懒啊。

于是作为其实特懒又作死的追求完美的人，我必须找一个解决办法了！

于是我查到了word一个不太常用的功能——“邮件合并”。

这个功能不但发工资条给力，给供应商发请帖、给商户都是爽的~甚至结婚请帖！

以为我们大word的功能只有打字的朋友快别闹了，往下看吧。

话不多说……这个秘籍现在就教给你~

准备工作：要发送什么？

首先，我们肯定已经获得了一个需要发送的word文档，比如我设计的工资条是这样的。

图一

工资项目保留员工想知道的就好，中间过程像“个税速算扣除数”之类的东西工资条里抓紧删掉吧，不然你会收到很多奇奇怪怪的问题。

（当然，非常想了解这个问题的话可以参阅我之前的文章《个税的计算简单的逻辑函数》）

好，其次我们还有一份工资表，当然也有可能是供应商的信息表、通知内容等等，对这个表格的要求是“每一列要按照发送表单的内容一一对应”，按这个标准整理即可，但是需要加一列“电子邮箱账号”。内容不要少了，多了不要紧，但是冗余内容过多，后面会影响使用。

我的表格是这样的（邮箱容我打个码），

图二

核心操作步骤

好，准备工作已经完成了，下面是核心的操作步骤，您可别眨眼。

首先，我们打开需要制作的word文档，选择邮件选项卡，再选其中的“选择收件人”功能（我所有的演示都是用微软的office ，目前版本是2010，wps类似）。

然后我们在下拉列表中选择“使用现有列表”。

点开后会出现对话框，要求选择一个文件，我们就选择图二中的excel文件即可。

选完后有的朋友可能说“啥也没有啊~”，这里重点来了：

这个时候你可以看到，邮件合并功能中有很多虚的，以前无法点击的地方，现在可以点了！

而我们要选的是“插入合并域”，如图，

我们可以看到我们的源数据excel表的各列变成一个一个项目排列在下拉列表里，这里我们要做的是：

把word中的光标移动到每个项目对应的位置

插入合并域→选择相应项目

重复以上两步直到所有内容填好

这个工作结束后，我们的word变成了这样，

有点丑？不要担心，我们回到邮件选项卡，选择预览结果功能，

我就可以得到一张，完整的我要发送的工资条了，

可是只有张三的，其他人的呢？我们回到预览结果功能，

可以看到右边有数字和箭头，只要按箭头就可以看其他的结果了。使用查找收件人功能，还能直接查询想要查找的人，

可以说一个简易的工资查询系统到这里已经完成了，如果还需要打印或者发邮件呢？我们继续。

结果输出

我们对结果使用的功能，都存在于邮件选项卡的最后一个功能“完成邮件合并”，

这三个功能分别是，

编辑单个文档：输出出所有结果的电子版，适用于暂存不使用。

打印文档：顾名思义，直接打印了。

就是我们最高端的邮件发送功能了，这个我们单独说。

这三个功能都是可以选择范围的，比如你有100个文件要做，但是你只想用50个。

终极秘籍：输出结果邮件发送

我们点击上图第三个功能“发送电子邮件”后，出现这样一个窗口，

打开“收件人”的下拉列表，你会发现和上文中“合并域”是一模一样的，选则我们在excel里特别加上的邮箱一项，确定即可。操作完成后，列表中的所有人都会收到他们个人的工资条啦~

有的朋友用到这里可能说“不对啊，没发出去啊。”那么可能你的电脑outlook没有设置好，明天我们专门来学习如何设置outlook~

“邮件合并”的便利性

邮件合并的技巧已经讲完了，这里我们来总结下邮件合并的好处：

大大缩减了重复工作的时间。试想，如果我们有10份请帖要编辑+发送邮件，可能这个方法过于繁琐，但是如果我们要发送成百或者上千份呢？要知道，以上设置只要一次就一劳永逸了，就是下个月的工资条我只要更新excel表即可。

减少错误率。假如我们填写了1000份word文件，1000个文件，要你纠错一边，你会不会想要辞职？而这个方法，我们只需要检查excel表格对错即可，而excel强大的函数支持，这项工作简直“洒洒水”。

后记：

想起曾经有一次，重签了200多人的劳动合同，一份一份填员工信息开始感觉十分繁重。

跟领导哭诉活儿太多之后，用了这个功能，于是我哼着小歌看打印机突突的打印就好了（员工信息都在花名册，根本不用重做啊）。

想想这个场景，你是不是更想要学了，快打开word哥，试试吧！

本文由“叙事诗”发布，2017年10月16日