在办公室工作的有4类人员：第1类是主管人员即领导；第2类是专业人员，从事技术、财务、销售等专门工作；第3类是秘书，他们协助主管或专业人员，进行一些日常工作处理，如接电话、手法信函、接待来访、约定会晤时间等；第4类是办事员，帮秘书做复印文件、邮寄、归档等具体事务工作。这4类人主要承担的工作有：
- 处理数据：如编制定期的报表，准备会议用的数字材料等，这些工作有的手工处理，有的是在计算机上处理，其中一部分便是事务处理系统的任务。
- 文字处理：包括起草、修改、审阅分发、收缴文件报告或者函件、通知等。
- 分类归档：不论数据报表还是文字报告文件的存储，都有分类归档保存以备日后查询的需要。一般都设专人管理。
- 沟通：办公室人员要花很多时间在开会和打电话上，个人独立思考和阅读、写文件时间反而很少。
- 决策：这是主管人员的基本任务，至于专业人员，他们或是自己对具体问题做出决定，或是辅助主管人员做出决定。决策是办公室的关键性的活动。
越是底层人员则承担前两三项的任务越多，高层人员则集中在后两项工作。
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