识别高效会议的“敌人”

先让我们看一些数据：

在定期开会的人中，有91%的人说自己会在会上开小差，39%的人说自己在会议上睡了过去。

一、会议“不对劲”的三个信号：

以下信号有助于你识别高效会议的“敌人”：

1、参加者缺席和迟到；

2、参加者会议中低着头、无精打采、眼神涣散甚至打呵欠；

有的时候会议不是令人感到乏味，而是泄气甚至害怕。在观摩一场会议的时候，我注意到整个财务部进入会场的时候垂头丧气，像是等待着被批评的一群人。原来他们预料到整个部门有可能在会上“被批斗”。

3、参与者沉默、对表达意见没有热情；

4、意见一边倒；

在一次会议中，资历最深的人对某人某事表达了严厉的批评，并要求会议的所有人轮流表达自己的观点，基本所有人都附和他的看法，显而易见，有很大程度上是不想得罪他。

5、参会者不停地看表、抖腿，散会迫不及待离开会议室；

6、发言人感到巨大的压力。

在一次创意汇报会中，公司的八位股东全部到场，聆听一位设计师汇报关于公司VI的设计方案，八位股东轮番上阵表达建议，设计师汗流浃背的解释。实际上，这个会并不需要一群人来决策，这样的会议凸显了公司经营管理和权力分配存在问题。

二、如何让会议富有吸引力

（一）提前准备资料

有句谚语“如果你的准备是失败的，你就是在为失败做准备”。好的会议需要准备，包括提前准备相关资料、会场布置等。现场缺这少那，低效而且不严肃，会拉垮整个会议。

（二）程序：制定合理的程序，审视会议程序，确保公平公正。

正式的会议需要提前说明议程，好让参与者尤其是发言人有所准备。

需要参与者真正参与的并发表观点、达成共识的会议，要重点审视会议程序，确保公平公正。程序是讨论问题的先后顺序，包括发言的顺序等；程序可以起到启发每个人思维的作用；公平也包括了发言时间的公平，确保每个人的观点都得到充分的表达。

（三）会议内容如何吸引人

1、视觉：采用PPT、图表、视频等多媒体方式，丰富表达信息的手段、突出信息的重点；主持人准备白板和多种颜色的彩笔，在发言时写板书。

2、听觉：主持人讲话注意声调变化和内容的丰富，可以讲故事和多一些幽默。

3、动觉：做手势，带领参会者“动起来”，例如做操。

4、提出真正的问题

会议要言之有物，提出真正的问题，减少“老调重弹”。在一次千人公司大会上，某老员工发现，老板的讲稿的部分内容和案例是数年前采用过的，老板或代笔的秘书以为大家不会记得、后者并不在意，实际上不少人都有印象。

5、谈论大家关心的内容

避免会议以主持人为中心，多谈论大家关心的内容，少务虚、多务实。

（四）主持人可以使用的一些“提神”技巧

6、叫到参与者的名字

对同事们表达感谢，表达对同事的需要很重要，时不时叫到参与者的名字可以让参会者“打起精神”。

7、倾听

8、把控会议的节奏，设定程序，提醒参会者，会议还有多少时间和多少议程，设定和提前公布程序可以确保参会者对于会议的进度“心中有数”，避免茫然和焦虑。

9、发起投票

发起投票的意思是，议题结束讨论，进入表态的阶段，参会者需要做出决定，这也往往意味着某个议题告一段落，下一个议题即将开始。

（五）环境

有的公司会议室也是会客室，一直有人，烟灰缸和垃圾桶总是塞的很满，开会时才匆匆忙忙擦干净白板上的字；也有的公司为了节约成本，会议室有空间狭窄、设备老旧、通风不良等问题。试问人呆在这样的环境里，能静心思考问题吗？身体不适、心情不好、情绪烦躁，投影仪电脑经常卡顿，很难想象会有什么好的会议氛围和参会态度。

清洁的环境、舒适的座椅，几盆绿植，让会议室成为大家喜欢的场所，一定可以为集体带来很多惊喜。

你所在的工作集体，会议效率如何？一起聊聊吧！