Amazon高效会议的秘密
最早在看《Everything Store》时，就注意到一个有意思的细节，网络巨头 Amazon 在内部管理实践中，特别是会议管理上，禁止使用 PPT，而是使用一种简洁的「结构化备忘录」。
01
Amazon神奇的开会备忘录到底是什么呢？
> What we do?（背景）
> Why we do it? or What’s the problem（解决什么问题）
> How we do it?（我们怎样做）
> Validation（如何验证）
> Discussion/Analysis（讨论、分析）
> Summary（总结）
备忘录的最早起源来自于2004年 Amazon CEO Jeff Bezos 的一封邮件，在邮件中他解释了自己为什么希望用四页备忘录（4-page Memos）来代替 PPT（PowerPoint Presentations），
翻译如下：
来自：Jeff Bezos
时间：2004年6月9日
标题：Re：从此之后，在 steam 不允许再使用 PPT
我想来简单解释一下 Why
我们要的不仅仅是一段文字，而是一段结构清晰，叙述清楚的文字。如果有人只是在 Word 中用项目符号罗列了一些短句，这和 PPT 一样糟糕。
为什么写4页的备忘录比「写」20页的 PPT 要更难？因为结构化的，叙述清晰的备忘录强迫你更深的思考，更好的理解什么事情更重要以及事物之间是如何关联的。
PPT 风格的演示文档让你轻易的掩盖相关 idea 的优先级和相关性。
注意三点，第一，这封2004年的邮件提到的是4页备忘录，而非后来流传更广的6页备忘录；第二，Bezos 在信中强调写4页的备忘录比写20页的 PPT 更难，这个的确如此，我们在日常生活中所见到的 PPT 大部分逻辑不清晰，无论是整体结构还是每一页 PPT；第三，Bezos 所强调的不单纯是写一段文字，而是结构清晰，叙述良好的文字，这是很高的要求。
02
这4页 Memo 到底该如何写？
1- the context or question. - 背景或者要解决的问题
2- approaches to answer the question – by whom, by which method, and their conclusions - 如何解决这个问题？- 谁？哪种方法？结论？
3- how is your attempt at answering the question different or the same from
previous approaches - 相比于过去的方法，你的方法有什么不同？
4- now what? – that is, what’s in it for the customer, the company, and how does the answer to the question enable innovation on behalf of the customer? - 最后，这样做对消费者、对公司有什么好处？这样解决问题是否能真正为消费者创造性的解决问题？
在另外一封邮件中，Bezos 指出自己不喜欢 PPT 的原因：
「传统的公司会议从 PPT 演示开始。某人站在会议室前面讲 PPT。在我看来，你得到了非常少的信息，你得到的是「罗列的项目信息」。这种方式对讲演者容易，但是对听众很难。所以，以后我们的会议从6页结构化，叙述清晰的备忘录开始。」
这里提到的6页版本，但具体是6页还是4页并不重要，甚至具体每页的主题是什么，也不重要。重要的是这个做出这个决定（No more PPT）的原因，以及我们该如何结合自己的工作生活去实践。Bezos 的上面两封邮件解释了原因，下面是一些实践信息。
03
Amazon 怎样开会？
前 Amazon 员工 Pete Abilla写道：
（参考：What I Learned from Jeff Bezos About Sales Management ）：
会议的前20分钟，大家围在一起安静的阅读这个4-6页的备忘录。
20分钟后，大家一起讨论备忘录的内容，仔细质询主讲人（一个细节：有时候激烈到「落泪」）。但是，大家的确通过非常健康的讨论来仔细探讨备忘录中的观点。通过这样的讨论，真相会胜出。
最后，大家会讨论建议，也会做出最终的决定。
大家对主讲人经常会提出一个尖锐问题：「如果由你自己来评论自己写的备忘录，你会质疑哪一点？」（注：这个问题太好了！）
04
如何准备6页备忘录？
Amazon Robotics 部门 VP 和杰出工程师 Brad Porter 在 Linked in 写了文章：The Beauty of Amazon's 6-Pager 。其中讲述了这6页备忘录之美，也讲了这6页备忘录之难：
「6页备忘录」的另一面是，写一篇优秀的6页备忘录是艰难的工作。准确的讲，在6页文档中总结复杂的业务是非常困难的，所以团队需要花费数小时以准备文档。准备工作需要两件事情，首先，为了写这份文档，团队需要深入的理解这个领域，收集数据，理解工作原则并且能清楚的表达观点。其次，因为参与评审的高级管理层未必熟悉这个领域，所以需要花很多功夫来优化这个文档以方便他们能在30分钟内快速理解。
其实 Bezos 自己解释了为什么「难」，他说：
「完整的句子更难写。其中有动词。每一段有主题句。如果你没有清晰的思考，你将无法写出6页结构清晰，叙述准确的备忘录。」
而 Brad 从他的角度讲述了这个习惯的好处：
外界在观察 Amazon 时很难理解一件事情：为何 Amazon 可以同时关注如此多的业务。答案就是 Amazon 发明了一套可以复制的流程，能让内部员工在面对一个陌生领域时，基于深入调查分析之后的洞见，可以快速的做出艰难决策。Amazon 对外讲述过这套秘密武器，就是「可复制」（Scale）和「速度」（Speed），**关键看你是否能遵守原则实现「可复制」和「速度」**。
显而易见，这套开会的方法，这个「6页备忘录」方法是 Amazon 实现「可复制」和「速度」秘密的重要组成部分。
大家看到的是 Amazon 的股价一路高歌猛进，超过了1000美元，业务线从最早的网络书店，成为「万物网店」（Everything Store），更是进一步拓展到硬件（Kindle、Echo），云（AWS）和人工智能领域。但是大家看不到的是 Amazon 背后这套管理方法。
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