如何更有效整理事务，是近些年经久不衰的热门话题，从断舍离、整理师，再到本文要讨论的电脑文件管理：为什么人们总是对整理如此执着？整理文件的意义是什么？我们又应该如何做好电脑文件管理？
一、 我们为什么需要整理文件
生活中，大家身上似乎都有一些强迫症的特征：差不多的筷子，吃饭时却偏要挑选完全相同的两支、即便谈不上实用，也会经常根据某些特征排列桌面的软件……
为什么我们总是规避混乱、无序，而倾向选择规整、有序？背后的原因远不是一句「强迫症」可以解释。人类对「整理」的潜意识偏好，是因为相较于混乱，规整的事物更容易被我们理解，也更容易让我们产生「掌控感」。而正是出于对不确定性的天然排斥，让我们总是乐此不疲于「整理」这件小事。
整理本身并非目的
不难看出，我们整理的根本目的，并不在于形式上的「整齐」，而是满足我们对事物「掌控」的需求。
网络上不乏关于文件整理的文章，然而这些文章往往流于表面，很难解决实际问题，反而误入了「整理文件」的歧途，将「整理」本身视为了最终目的。
那么我们整理文件的目的是什么？很简单，尽可能规避混乱和选择，减少大脑的压力，进而提升效率。
二、我们应该何整理文件？
整理的目的在于减少大脑的压力，提升效率，那么具体应该如何去做？
首先，如果你之前有整理文件的习惯，那么应该大幅简化，甚至放弃原有的文件整理习惯。
假设你正好有文件整理的习惯，不妨回想一下你在文件整理这件事上浪费了多少时间：
先是花不少时间学习 MECE 分析等高效能法则，之后将没完没了的文件存放在对应的位置。从办公文档、个人资料，到影音娱乐、家庭照片，种类繁杂，工程量也巨大。
整理过程中经常还会遇到文件分级无法解决的问题，例如公司团建拍的照片到底应该放在娱乐还是工作文件夹？一部法国惊悚片应该归为欧洲电影还是惊悚电影？像这样问题在整理文件的过程中不胜枚举。
复杂的文件层级
更头疼的是，即便大家花大量时间整理文件，最终却很难提升多少效率。
大家在日常生活里，需要用到某个文件或信息，最直观方便的方法是什么？是按文件的归档时间，存储设备，或是文件位置，「文档-个人-相片-旅游」这样层级寻找吗？
当然不是，最简单有效的方法，早已经成为我们习以为常的生活方式——搜索。
一劳永逸的选择-搜索
一劳永逸的选择-搜索当你需要去年的 3 月份营销活动方案，直接搜索关键词「2019年3月」和「复盘」等关键词，就远远好过依靠文件分级一层层寻找。
传统的文件整理方式，是数字化尚未普及时代的被迫选择。
对于现代人来说，每天都需要接受和产生大量的信息，如果不借助现有的工具，例如带有检索功能的文件管理软件，或是百度、Google 这样的搜索引擎，就很难掌握行之有效的文件整理方式。
三、 如何更高效的搜索文件
想要做到仅靠搜索就能实现对所需信息的高效索取，第一步需要你养成对必要文件命名的习惯。具体的命名规范，你可以参考以下几种方法：
1.日期命名法
这类文件一般和日期是有关联的，比如我们工作周报、日报和月报等，我们可以在文件末加上具体的日期。你可以采用 yyyy-MM-dd，也可以使用更简单的方法，直接输入拼音「RIQI（日期）」，就会出现对应的日期，目前包括 Win 10、Mac OS 原生和各大输入法均支持这种方式
2.版本号命名法
这类文件可能需要不断的修正和改进，我们也可能需要保存中间的某一个版本文件，方便日后用到。例如「XX设计图1.0」「XX设计图2.0」等
3.综合命名法
顾名思义，就是将以上两种方法结合起来，完成对文件的命名。比如「XX设计图（2020年4月13日）2.0」，不过适用于此种命名方法的场景一般很少，上面两种已经够用了
除了养成规范命名的习惯外，一款优质的文件搜索工具更是可以让你事半功倍，移动端各大厂商均有自己的文件管理功能，在此不多加赘述，Windows 平台你可以试试备受好评的 Everything 或是进阶版的 Listary，Mac 平台自带的全局搜索功能「Spotlight（聚焦）」已经足够好用，按下 Command + 空格键 即可呼出。
Listary（左）和Everthing（右）©猫猫爱软件
搜索并不意味着我们可以完全放弃文件整理，在实际场景中我们还需要一些必要的文件整理。
例如一段时间内我们需要持续跟进某个工作任务，短期内产生的大量文件我们又没时间频繁的更新文件名。这种将对应文件放在对应位置的情况实际就属于传统的文件整理了。
这种情况下，我们只需遵循必要的文件整理即可。例如创建三个文件夹，「Doing」、「复盘」、「归档」，分别用来存放当下持续跟进的文件，等待复盘的文件和归档保存的文件，这样只需在归档前完成文件标签命名即可。
四、 如何避免信息遗忘？
相信大家都有过相似的经历：一份 PPT 或策划活动写到一半，忽然想起以前写过类似的作品……
之所以这种情况会越来越多，是因为在信息泛滥的年代，每个人都会产生海量的信息，很容易让真正有价值的信息「淹没」。
相较于传统的文件管理方式，「搜索」按理说应该可以轻易应对这种状况，实际情况却并非如此。具体而言，当我们想要搜索某个文件时，往往会面临以下两个问题：
1.自然遗忘：忘记文件的关键词
2.信息干扰：关键词数量太多。例如作者玉树芝兰就在文章「如何交互可视化你的卡片式笔记网络（本段内容同样受此文启发）」中展示了自己的印象笔记中搜索到了上千条关键词——
关键词过多 ©玉树兰芝
面对遗忘和关键词过多，有没有比搜索更高效的方法，找到我们所需的信息？当然，就是「按图索骥」。
当我们想要依据索引或标签找到需要的文件，就仿佛想要在一座复杂的迷宫中寻找出口，最优解不是记下所有的道路，而是拿到迷宫的通关秘籍——俯视图。
Photo by Tom Fisk from Pexels
简言之，就是将所有文件串联起来，并进行可视化，再结合搜索功能达到更高效的文件管理。
知识地图
目前市面上提供文件结构网络视图的工具并不多，而坚果云自带的「知识地图」功能是其中一个。
坚果云知识地图可以通过可视化的方式，向用户更直观的展现存放在坚果云中的文件。
坚果云知识地图
除了基本的点击、拖拽查看文件，坚果云知识地图还支持自由缩放和按时间轴筛选文件，并且用不同颜色的小圆点，标注了文件的大小信息。
不过坚果云知识地图目前只支持 Windows 端，其它平台还需要等待后续支持。
结语
正如前文所说，整理文件本身并不是目的，重要的是能够减少选择的时间成本，以提升我们学习和工作的效率。
无论你之前已经在文件整理上耗费大量时间，或是没有任何文件管理的经验，都希望这篇文章给你新的启发。
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