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关于“搞定”那些事儿-03(完) | 《搞定Ⅰ》解读

关于“搞定”那些事儿-03(完) | 《搞定Ⅰ》解读

作者: Irene漫时光 | 来源:发表于2019-02-22 11:01 被阅读2次
关于“搞定”那些事儿-03(完) | 《搞定Ⅰ》解读

如果我们知道了下一步行动,而不能立即处理,我们应该怎么办呢?

GTD给出下一步行动的三个选择和选择行动方案3个方法。

下一步行动的三个选择:立即执行、委派他人、推迟处理

一旦你确定了下一步行动,找出那些能够帮助你做出“决定”的具体行动。  

一旦你确定了下一步行动,这时,你就面临着三种选择:

    1.立刻执行(如果两分钟内可以完成)。

    2.委派他人(如果你自己不是完成任务的最佳人选)。

    3.推迟执行,把任务放在你的组织系统中,在日后有时间的时候再完成。

立即执行&两分钟原则

片段P192原文:

立即执行&两分钟原则

两分钟原则是一个指引指标,可根据实际情况缩短或者延长到5或10分钟等,不是正正好的2分钟。

委派他人

片段P192原文:

委派他人

如果不能在两分钟内完成,那么可以委托他人,而这里面的委托并非给下属分发任务,可能是因为权力、专业、是否适合自己处理等情况对事情的下一步的处理方向。

当我们委派给他人去做后,还需要对该事情进行跟踪,记录下委派的详细日期,也对日后跟踪有很大帮助。

推迟处理

片段P192原文:

推迟处理

如果不能在两分钟内完成,大多数的事情还需要自己来完成,那么推迟处理,给事情标注上执行的具体时间或者等待进一步处理(并未委派)。

选择行动方案:四标准法、三分类法

选择行动方案的三种方法

让我们假设一下,出于安全考虑或者是怕耽搁工作,你对所有的“事情”都可能抱着来者不拒的态度。因此,在你面前总是摆放着一份长长的事务清单,而你总是找不到充足的时间来处理。在这种情况下,你是如何决定做哪些工作和不做哪些工作的呢?

答案是:靠你自己的直觉。如果你面前的事务都经过了收集、处理、组织整理和回顾这几大步骤,那么,你就已经完成了对工作和自身价值的全面思考,这会在无形中大大激发和强化你的感性判断。

我已经建立起三种选择模式,可以对你的决策过程有所帮助。它们不会直接告诉你以下问题的答案:你是否应该给马里奥打一个电话,是否需要给上学的儿子发一封电子邮件,或者是否去跟你的秘书进行一次非正式谈话。但是,它们将帮你进行更加明智的决策,而这正是那些简单的时间管理法和优先事务管理法做不到的。

本次学习了两种方法:

四标准法

片段P73原文:

四标准法

将要处理事情的时候,可以按照顺序采用下面四个标准

第一标准:情景:比如办公地点、办公设备等,可能会限制任务的可行性

第二标准:有多少时间:接下里的时间里是否足够执行要选择的任务

第三标准:有多少精力:接下来的精力是否能完成要选择的任务

第四标准:重要性:以上三个条件都能满足的多个任务,根据重要性选择执行

前三个标准描述了每次采取行动的制约因素;第四个标准是评估行动的价值大小

三分类法

片段P74原文:

三分类法

是每日工作的“三分类法”

执行事先安排好的工作:按照日清单的已经安排好的顺序执行

处理突发的事件:突然的事情可以安排到后面,除非比现在手上的事情更重要

安排自己的工作:处理电子邮件等事情,可能是2分钟内就能完成的事情,或者是将事情安排后后面去处理

我的实践或实践计划

个人比较倾向于使用三分类方法,而在使用三分类方法之前对任务进行排序安排的时候,会融合四标准法来排序和调整。

在设置日清单任务的时候,都会考虑到有多少时间、有多少精力和重要性;对情景这个因素没有特别的关注,可能现在因为这个因素而限制任务的执行比较少。

消耗精力高的任务放在上午去做;

花费时间的多少,会将任务进行分解,分成子任务进行处理。

回顾:回顾、经常回顾、每周回顾

回顾

片段P68原文:

此回顾非我们日常想到的回顾,向后看大概这个意思;而是检查、查看、调整等意思的结合

回顾的内容和时机

片段P69原文:

回顾的内容和时机

检查和查看任务并确定下一步行动,有需要的情况下进行调整

每周回顾

片段P70原文:

每周回顾-1 每周回顾-2

检查和查看本周所执行的任务并记录、为日后的计划做参考等


我在学习《搞定Ⅰ》课中的收获:

对《搞定Ⅰ》这本书的理解:知道这本书讲的是什么,就是搞定事务;并在过程中吸收到了一系列的方法:

在现在所处的世界工作和环境的变化、大脑一般不像我们想象的那样好用、为了释放大脑而让大脑做更多有价值的事情,事务类、日程类的事情都可以交给外脑来处理,比如手机app

收集“未竟之事”、尽量使用少的收集工作;收集过程中进行分类,两分钟内能完成的任务就直接完成;决定下一步行动,自行处理或者委派他人

无需行动的任务的处理,放进垃圾箱、收到文件夹供后续使用

行动方案的方法:四标准法、三分类法

回顾:检查、查看任务执行情况,必要的情况调整。

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