高效营销会议的功夫在会外
李瑞波 瑞波友李 2015-09-25
最近走访几个快速成长的创新企业以及在传统快消品产业处于徘徊期的企业无论是公司的经营会议还是市场营销会议感触很深。
一方面创新企业的士气十足与传统行业的低迷与无奈形成鲜明的对比；更重要的是时间成本和财务成本很高（2日/24工作日）的会议效率很低。
其一： 会议准备严重不足
表现1: 数据或报告仓促，除了信息系统尚不支持之外最重要的原因是业务单位负责人对数据不能随时更新，为会议而数据。对一个合格的单位负责人，关键数据应该只差一天，因为昨天的数据我已经掌握。
表现2：几个层级的报告内容重复率不低于30%，却没有层层递进的分析与对策建议。各级主管及功能幕僚对部署的报告的关键点及对策应该在会议前充分沟通，而不是在正式会议上确认问题和毫无深度讨论，因为两天的会议那么多单位的不同问题要解决，时间根本不足。
理 想的会议应该是总负责人对概况做陈述，功能幕僚对各个领域的概况做出陈述，指出各区域各业务单位存在的异常（与下属单位有共识的）业务单位针对上述异常做出分析、问题作出说明提出解决办法。
表现3:最佳实践报告严重不足，最佳实践是业务单位分享与成长的重要方式，陈述时轻描淡写无法实现快速复制。
对最佳实践要与上级形成共识，之后列出准备条件、操作要点、检核点、可能更好效果的建议等。除了PPT之外应该还有一页纸质文件详细说明，保证顺利复制。
表现4:会议的时间结构严重错误，20%总结上期的结果，70%的时间在谈上期的差距和问题，10%谈下期的目标。基本上是检讨气氛下度过大部分时间，简单的分解一下目标就结束了，几乎看不到计划。
正确的做法是10%谈上期结果，20%谈上期的问题与已经采取的措施和效果，10%谈下期目标，至少60%要谈下期计划。
TIS －－－Think in solution idea。
其二： 面对部署疑问与要求不决策
表现1: 会议上部署有明确的请示，上级主管不表态。
会议模版上清晰提列了请示、请求支援、横向沟通与支持的项目，上级不表态，支持部门只表达支持意愿却不承诺结果。那么这个会议还有什么意义呢？
Yes or No，Let me see 都是答复，无论哪个都比无动于衷好很多。
决策实际很简单：建议是否对目标有效？资源是否支持？时机是否恰当？仅此而已，如果不能作出裁决甚至故作玄虚，只能说明你并不适职！
表现2: 责任归属不清时轻易放过。
由于流程疏漏和职责不清导致的失败与错误不需要追究个人责任但必须启动相关补偿作业。
其三：没有会议决策的追踪体系
无论是哪个公司我都没有看到上次会议决议的追踪，显然并不是上次会议没有一条值得追踪的决议，而是没有建立会议追踪体系。韩国三星的会议控制最重要的一条就是追踪落实，没有追踪，所有的努力都变成了“听天由命”，而不是预期的现实。
所谓会议，会就是在一起，议就是讨论。 确切的讲就是把会前的各级分别的沟通结果放在更广泛的层面来论证，争取更好的建议与支持。
综上所述，高效会议成功的要素在会前的准备和科学的决策及会后的追踪。
中国有句古话：“功夫在诗外”，会议又何尝不是如此呢？
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