拜访接待.jpg
商务活动中，常常会有拜访。不同的性质、不同人物的拜访需要以不同的礼仪来接待。尤其在接待重要客户的来访时，一定要做到未雨绸缪，它不一定可以达到事半功倍的效果，但可以避免发生一些不必要的错误。
那么，有客人表明要来访时，公司应该如何开始准备接待呢？
1.内部通知
关键词：通知（share this information）
将客人即将来访的消息通知公司内部，请各相关部门最好准备，包括环境、设备、人员等。
2.接送车辆
关键词：地点、人数、时间（where / who / when）
首先与客人确认客人是自行前来还是需要接送。
如客人自行前来，主动向客人提供我方地址及联络方式。
如需接送（pick up），则根据客人同行人数、级别决定使用何种车辆。了解客人出发以及返程时间，与公司部门约好车辆。
3.拜访证件
关键词：无
对于使用通用访客证件的公司，通知客人直接来访即可。
对于需要印有客人照片的访客证，一定记得提前联系客人提供照片，在客人到达前制作好访客证件。
对于需要网上系统预约的公司，及时告知客人如何操作预约，以免出现客人到达后不能进入的尴尬情况。
4.客人餐点
关键词：是否需要 口忌 (taste)
根据客人行程的时间确定是否需要准备餐点。如来访客人中有少数民族或者外国人，请注意大致了解客人的饮食爱好，尤其注意对方是否有什么口忌。
5.会议室准备
关键词：预约 工具 (meeting room)
提前预约会议室，并试用会议中所需要的工具以免会议中发现故障，如电脑、投影仪、话筒、空调等。
客人到达前确认会议室内座椅、物品等摆放是否整齐。
准备好茶水、点心等。
6.会议准备
关键词：主题 人员 材料 (theme／attendee／documents)
a.会议主题
明确本次探讨的主题，
b.参会人员
了解客方将会有何种级别、何种职位、几人参加会议，通知我方相关人员与会，告知会议时间、地点、主题。
c.会议材料
在了解本次即将探讨的主题之后，准备相关的资料，譬如公司简介、产品展示、项目进展、未来规划、现场参观等。
7.会后事宜
关键词：总结 感谢 （minutes）
会议后，将会议记录整理分发给公司内部相关部门，保证讯息畅通一致。必要时，组织公司内部开讨论会。
发送感谢信给客人对客人的来访表示感谢。
凡事预则立，不预则废。
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