第九采油厂前身是第三采油技术服务处。2008年以前，第三采油技术服务处作为未上市企业，主要从事井下作业、水电转供、特车服务、机械维修、物业管理等采油技术服务工作。2008年2月油田重组整合后，根据油田公司超低渗透油藏开发的决策部署，主要从事超低渗透油藏开发和部分采油技术服务工作。2012年12月更名为油田公司第九采油厂（第三采油技术服务处）。全厂矿权管护面积3765.4平方公里，涵盖延安、榆林、固原三市，正常生产油水井3500余口，日产原油2800多吨。
一、实施背景
归档资料收集是档案工作的起点，也是档案管理的首要环节，只有做到应收尽收、全部归档，才能发挥档案资料的应有作用。自2008年转型从事超低渗透油藏开发以来，第九采油厂年均钻井480多口，编制钻试投、油水井措施、集输改造、场站投运等方案、设计3000余份，每年应归档资料的数量相当大。一方面由于超低渗透油藏开发业务对第九采油厂来说是一项全新的业务，哪些该归、哪些不该归，当时许多部门及相关单位并不完全清楚，加之管理上没有明确档案分管领导和归档兼职人员的责任，致使一些有查考价值的资料没有保存或散存在各单位（部门）；另一方面由于油田大规模上产，推行市场化建设，参与油田建设的外部队伍多、素质参差不齐，对档案归档的意识比较淡薄，导致归档资料不齐全、不完整以及资料造假现象时有发生。
如何确保每年产生的各类有价值的资料“应收尽收”、“应归尽归”、全面覆盖、无一遗漏，避免档案资源流失，避免问题档案存在，成为迫切需要解决的问题。面对上述问题，第九采油厂领导高度重视，要求档案部门对标建标，尽快完善相关制度，采取切实有效的措施，防止类似问题发生。为此，从2010年开始，该厂档案部门借鉴油田内外经验，建立“档案归档范围确认制”。
二、基本内涵
归档范围，就是归档文件的收集、整理范围。确定归档范围，是收集、整理工作首先要解决的问题。一个单位或部门在工作活动中形成和使用的文件材料数量很多，不是所有的都需要归档，而是要正确分析、区别对待。正确划定归档范围是保证归档文件材料齐全、完整、系统的关键。
归档范围确认制，就是由归档单位（部门）和档案部门共同拟定各类档案的基本归档范围和内容，并作为档案收集归档工作和考核评价重要依据的业务规范。具体来说，就是档案管理部门结合国家档案局《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》和集团公司、油田公司档案管理相关要求，认真分析各归档单位（部门）的基本职能、主要业务流程和历年归档情况，即研究档案资料的形成规律，分别拟定文件资料的基本归档范围或内容，并反馈到归档单位（部门）核实，经核实完善，并由归档单位（部门）负责人及归档员签字确认后交档案部门存档，以此作为档案收集归档是否齐全完整和考核的重要依据。
三、主要做法
（一）掌握依据，调查研究。厂档案部门在确定各单位（部门）归档范围初步意见前，先收集各门类档案整理的规范、标准。如国家档案局、油田公司各类文件；管理类文件；科技类文件；基本建设类；会计类；照片类；录音、录像、软磁盘类；电子文件类归档的依据和标准。同时深入各单位（部门）了解相关业务可能产生的资料，掌握第一手信息，做到“有的放矢”。
（二）拟定初稿。由厂档案部门根据各类档案归档标准和调研掌握的信息，拟定出各单位（部门）初步的归档内容。
（三）广泛征求意见。将档案部门拟定的归档范围初稿反馈到各单位（部门），由各单位（部门）按照业务及职责补充、完善和细化，确保归档的内容与单位（部门）的职能和业务相符。
（四）各归档单位（部门）负责人审核。各归档单位（部门）负责人对本单位（部门）补充完善的归档范围审核把关。重点审核档案部门反馈的《文件材料归档范围确认单》（意见稿）是否以本单位（部门）工作为主，是否突出反映本单位（部门）基本职能活动和各项业务工作等，最后审查和确认。如上级、下级或者非隶属关系单位的来文是否纳入归档范围，就要由负责人按照是否与本单位（部门）工作有直接关系、本单位（部门）是否需要办理、日后是否查考利用为文件归档的出发点审核。既要防止“有文必归”，也防止遗漏有价值、属于归档范围的文件。
（五）修改完善后报批。各归档单位（部门）确认无误后，签字背书，并将确认结果反馈档案部门备案。确认备案时间：管理类档案由档案部门和相关业务部门于每年3月底前完成确认备案工作；产能建设及重点工程建设项目档案由档案部门和项目组在项目启动后1个月内完成确认备案工作；产品、科研、设备仪器、声像、实物等其他类档案，由档案部门和相关业务部门参照相关规定，于每年3月底前完成确认备案工作。
（六）主管部门审批，发布执行。档案部门收集汇总并审核后，以厂文件形式集中发布，推动各单位（部门）组织实施。
（七）纳入相关制度。将归档范围确认制纳入厂档案管理制度，纳入厂考核体系，确保归档工作持续加强和规范。
四、实施效果
（一）双向制约，变被动为主动。归档范围确认制的实施，改变过去“你交什么、我就收什么”的被动局面，使归档单位（部门）应该交什么、档案部门应该收什么，都做到心中有数，并形成双向制约机制，确保归档资料“颗粒归仓”。
（二）细化内容，明细责任保质量。通过准确界定和划分归档范围，细化档案收集工作的内容，明确归档工作的要求，并进行确认备案，理清归档部门和档案部门的责任，既保证归档文件材料的质量，也优化库藏结构，为各类档案的归档工作提供制度保证。
（三）提高归档率和归档总量。由于归档范围确认制，明确归档单位（部门）的主体责任，并以文件形式正式发布，便于归档单位（部门）随时对照，便于档案管理部门监督考核，提高了归档率和库藏总量。推行以来，采油九厂档案库藏总量从2009年的25000多件增加到2016年的48000多件，每年新增档案量3200多件。
（四）积累档案，发挥作用。归档资料特别是地质单井及地面工程资料的快速积累，为采油九厂快速上产及持续稳产提供有效的信息保障。7年来，采油九厂累计使用档案资料11000余件次，原油日产量从转型初期的80多吨攀升至如今的2840吨，保存的档案资料发挥了“功不可没”的作用。
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