我们的工作或生活,经常会面临各种混乱,内容的繁杂性,突发性,偶然性,大脑短路的不确定性,我们无法掌控整个事件的进程,确保工作的有效输出,清单革命可以帮我们解决这些断点。
将关键的步骤或环节,完整地通过清单列出来。执行的时候,按照顺序逐步进行操作,这样可以极大提高工作效率和准确率。
做时间计划表,就是一个很好的清单。每天早上第1件事情,先把今天要做的事,列个清单,按照时间顺序,轻重缓急进行排列。如果有临时增加的安排,则更新清单,根据新增内容不断地完善清单。一天结束后可以在清单上,检视一下任务完成情况。分析一下未完成任务的原因,并调整第二天的清单制作。
制作工作手册,也是清单很好的应用。工作上面临的各种情况比较复杂,每次有很多细节的内容要回忆,这样就会大大的降低工作效率,而且也容易出错。我把这项工作流程,做了大量的梳理和总结,整理了很多个工作手册。这样每次要做某项工作时,找到对应的手册,然后参考这个手册去完成。这个可以确保。数据录入准确无误,大大降低了错误率,而且也提高了工作效率。另外在教新人时候,也通过工作手册,统一和规范操作方法,操作流程,这样他们上手也比较快,因为都是总结好的,可以让他们快速的学会。减少了认知的偏差和,因为对知识的掌握程度高低不同而影响结果。
去超市或者商场,要仔细思考,列出购物清单。这样可以在琳琅满目的商品前,快速锁定目标,寻找到自己想要的平也可以减少很多不必要的消费,因为这件事,仔细考虑过的感觉,生活所需制定。而购物时,往往看到一些商品,因为包装或促销,虽然并不需要,但会产生冲动型购物,买回家后悔莫及。既产生了不必要的花费,又占用了家里的空间。
清单要做得简洁明了,太复杂,可操作性不强,容易失去清单的作用,顾此失彼,主次颠倒。我经常做时间管理计划,每次会做的详细又周全,而且时间跨度又大,花了大量的时间制作计划,因为冗长而复杂,而经常计划赶不上变化,没有及时地更新清单,导致执行力比较低。一份简洁明了的清单,会给人耳目一新,轻松自在的感觉,容易抓到关键点,易于操作,有什么变化也容易修改。
清单可还可以用于工作的项目管理。将项目管理的每个流程列示出来,每个流程下面有子流程。项目涉及各个部门,需要各部门的沟通配合,可以做一个沟通清单,把存在的问题通过沟通清单列出来。问题清晰明了,大家按照问题的内容逐个解决,这样可以快速推进项目流程。
要注意用语准确,特别是专业术语,一定要表达准确。不准确的内容,会给阅读者造成误解和误操作。不准确的表述,会导致沟通无效,引起分歧,无益于沟通的结果。
清单的版式简洁明了,主次分明。特别是涉及多部门协调,太复杂的清单,会让大家的思路困在青岛的复杂心里面无法跳开。而简洁明了的清单回来沟通各方思路清晰,便于理解,比较快速地就某些问题达成一致。
清单必须接受现实检验,不断地根据实际情况进行修正和精进。一开始建立清单是根据现有的知识和状况进行设想,随着事件的不断推进,各部门沟通达成某些意见对问题进行修正,那么清单也要根据实际情况,进行调整和更新。
清单是我们生活和工作很好的帮手和工具。使用好这套工具,可以大大提升工作效率和生活质量。让复杂的事情简单化,让工作和生活更加轻松。
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