星期一的早上，踏着轻松的脚步来到公司，开始新的一天的工作，周末的愉快的经历还在脑海中盘旋，虽然对周末很多不舍，但还是需要迅速进入工作状态。打开邮箱，一封封邮件飞来，还没处理完邮件，一通通电话也打过来，在焦头烂额之间，我们处理完这些问题，发现已经到了下班时间。领导昨天交代的一些事情还需要今天就处理玩，只好加班去完成。周一、周二、周三到周五，日复一天的，曾经想过把所有的任务列出清单，但是面对面前的一堆任务，我们完全不知道如何入手。
这时候我们会优先选择什么任务呢？大部分的人都会选择紧急的事情，再有一些人会选择简单的事情。
想象一下，如果每天都去处理紧急的、简单的事情，我们会怎么样呢？我们一直在火烧眉毛的去完成任务，质量能不能保证我们不清楚；如果一直处理简单的事情，艰难任务让我们一直拖，一直延后，最后产生拖延症。我们会感叹每天都很忙，但是有没有什么提升。心力憔悴，累而不爱了。
凯文 克鲁斯在生活中也经历过以上的事情，有一次他在开车时思考一件很让他头疼的事情，结果不知道自己的车速已经达到100码，乡村小路限速是60码，想象一下其实后果很严重的，因为这个速度发生车祸的几率非常高，还好有交警拦下，不然，后果不堪设想。因为这次经历让他决定去高效完成任务，写下了这本《高效15法则》。我们今天要学习的是如何避免自己陷入任务清单的问题，尝试使用工作日历日程去安排工作或生活。
《高效15法则》P22-P23
任务清单存在的问题
任务清单应该被称作烦人的愿望清单。你写下一系列你想要完成的任务，但是没有一个明确的计划说什么时候要把它做好。你的任务清单上有多少任务是已经列了好几天的？好几周？甚至好几个月？
将任务记在任务清单上的第一个问题是它不能将任务进行区分，无论是需要几个小时的还是只需要花几分钟的。所以当你随意看一眼那个单子，然后问：“嗯........我接下来应该做哪件呢？”你很有可能会去选那些快速、简单的任务，而不一定要最重要的任务。
第二个问题，和第一个问题相似，任务清单很容易会让你去做“紧急”的事而不是重要的事。这就是为什么“做一个2013年家庭年度相册”这个任务现在还在单子上没有完成（已经写了两年了）。你知道有多少人会一年年地把结肠镜检查滞留在任务清单上吗？
第三个问题，任务清单会造成很多不必要的压力。事实上，我们带着列满待办事项的清单是为了提醒我们。但是这也是种不断的提醒，一种不断的纠缠，告诉我们还有很多事情需要去处理。无疑，这会使我们感到踹不过气来。在夜晚的时候我们会身心俱疲，但是由于脑子还在想着这些要做的事，就会陷入失眠。无疑，这会使我们因压力而奔溃。
为什么我们喜欢用任务清单？很多时间管理的书籍都告知一个道理，我们的大脑是CPU，而不是硬盘，当我们脑中存的事情太多时，我们的思考会变慢。我们需要把大脑的任务搜索出来，列成清单。这样我们就不会再焦虑。当然，列完清单的时候，全身会觉得舒畅了，但是新的问题也随之产生。
1、任务无区分；时间管理类书籍告知我们，任何一件事情需从两个维度去考虑，第一个维度是重要性。什么是重要的？与我们目标相关的事情都会显得重要。第二个维度是紧急性，最后的期限是什么时候？任务无区分时，我们习惯选择不重要并且紧急的事情，陷入误区。
2、紧急事先行；为什么我们习惯做紧急的事情呢？因为任务临近了，老板再催，客户在催。但是我们需要考量的是，如何避免把不紧急的事情变成紧急的事情。例如师弟王蒙找房子的事情，11月份初就知道了，但是一直拖延到12月中旬，连续几个周末去找房子，原本不紧急的事情变成紧急，结果是上周好几天下班和周末去找房子，谈价钱啥的完全不占优势。
3、未避免压力；任务在脑中时，我们肯定会有很大的压力，但是列出清单后，我们压力会更大，我们一直想这件事情什么时候能结束，什么时候能开始，有时候会去想象一些细节，但是往往行动延迟。
任务清单并不是一无是处，并不存在这种说法，只是我们在使用时经常会出现一些问题。任务清单在很大程度上可以减少我们脑中的事物，提升运转速度。
既然在使用任务清单是存在问题，那么如何解决呢？原文后面讲到使用日程表，那么如何使用呢？如何把任务清单中的任务放进日程表呢？
一、确定目标，首先要确定自己的目标，只有目标清晰，做事情的时候才能保证我们没有偏离目标；此时的目标可以是大目标（5年或者10年后成为的人），也是是小目标（最近一年的目标）。
二、判定事情，前面分析时间管理矩阵，我们可以使用时间管理矩阵去判定任务在第几象限。
三、估算时间，我们在任务清单中常出现的问题是，我们没有把完成这件事情的时间估算进去。估算时间有时候不一定需要很准确，例如我要准备这个拆书的预备表，肯定不准，但是我参加这个活动的时间，肯定很清晰咯。
四、放进日程表。当我们的时间确定后，我们需求确定日期以及截止日期，我们需要把预估时间，日期，提醒等等全部都放进去。
这里教大家一个使用手机做日程的方法。首先打开日历。
ISO手机日程
管理
五、留空白时间，我们在估算时间时，我们没法很准确的把所有的项目全面的时间都非常精准，这时候需要预留一部分的空白时间，可以根据个人的工作量与效率来预留。
在做日程表或者实施过程中，我们还是会遇到一些问题，我们也需要一些原则去把控，书的后面有提到四点原则：
1、留大块时间，在文中作者用“封闭时间”来代替大块时间，什么意思呢？封闭时间代表这段时间不接受外界的干扰与信息，你此时专注于你的事情，效率也会大大的提升；例如周三下午没有其他事情处理，可以拿出整个下午去处理一件很难处理的事情，只专注与这件事。
2、重要的事情安排在早晨；经过晚上的休息，大部分的人在早上的精力更旺盛一些，把重要的事情安排在早晨更容易完成，如果是晚上精力更旺盛的人，可以忽略此条；
3、不废除目标，当你的重要目标因为行程改变或者遇到突发事件时，不要废除，而是延后或者放在空白时间里面。
4、严格遵守约定，当你严格遵守时间时，你才能保证遇到本不属于你的一些事情时，可以勇敢的say NO，而不是一直在处理那些与你无关，但是又非常急的事情。
原则对于我们来说更多的是完成重要的事情。如果一个上班族在封闭时间完成任务时，老板临时交代事情，或者老婆打电话说要处理急事，那如何处理呢？首先看目标，老板和老婆肯定很重要，这时候可以打破封闭时间，先把老板或老婆的事情完成，再回来完成封闭时间的事情，如果是同事麻烦你的事情，可以回复当封闭时间结束后在帮忙处理。
拆书，拆为己用，不紧紧是要知道，更多的是去实践，今天通过学习《高效15法则》的任务清单转化，让自己在工作中更高效，工作更轻松！
网友评论