干货 | 如何高效地统筹一场千人论坛？

在我毕业后工作第二年的时候，领导派给我一个大任务，统筹一场近千人的大型论坛会议，而准备的时间离会议时间只有不到一个月的时间。这绝对是一个艰巨的任务，但是又让我非常兴奋，如果我办成功了，那不就又get了一个新技能！

所以立刻就答应了，没问题，一定完成任务！
当然后面就是一段烧脑，轮轴转的日子，这么短的时间内要让上千人来参加，还是没有做过的事情，一定是要用足200%的劲，不能让别人失望，毁了自己的招牌嘛！

所以干货送上，看完了策划活动、统筹会议对你来说就是小case了！

统筹一场大型会议，需要做好四大部分：

1、提前谋划，精心制定会议方案

2、把握细节，认真做好会前演练

3、热情周到，搞好会议期间的组织服务

4 、善始善终，合理安排会后有关工作

那么如何高效地统筹好一场大型会议呢？我们要进行任务的分解。

一场论坛，我们首先分为两大部分：

PART1、会议前规划：在筹备之初，统筹者需要将所有要涉及的事项都考虑清楚，先梳理出各大事项，再一步步分解，分派任务，前期的筹备是最重要的，每天都要在脑海里面不断地重复演习论坛当天要做好的细节，做到未雨绸缪，才能应付当天的突发事项。

PART2、会议现场统筹：会议现场统筹的工作，一般在论坛前一周需要做大动员，每一个部分都会有相应的负责人执行，前期说好注意事项和细节，统筹者当天就会安心得多，根据不同的人的优点安排在适当的岗位，结果会让你出乎意料的。

千人论坛筹办.jpg

PATR1、千人论坛会议前规划：

1.酒店

• 会议厅：和酒店会议经理确认会议厅的尺寸，让她们提供千人论坛现场的座位图，每一排摆多少座位，怎么摆都一目了然

• 选择：怎么选择一个适合的酒店呢，首先按照预算，还有预订时间有空挡的会议厅，从周边环境的好坏、交通、从酒店大门到会议厅的距离，会议厅是否有柱子，是否舒适，综合考虑选择。

• 付订金：所有的酒店会议厅都是要提前付订金才是真正预订成功，一定要看好就及时下手，好的会议厅一般都很抢手，特别是遇上结婚的吉日，年底旺季，很多人都是提前半年预订好的。

• 嘉宾住宿：在和酒店经理沟通的适合，可以争取到住宿的最优惠价格，这样嘉宾的住宿都可以优先安排，而且价格也实惠。一般比酒店价格要便宜很多，而且可以在没有房的情况下给你预订到，不要问我为什么知道。

酒店事项.jpg

2.会议事项

• 演讲嘉宾：邀约演讲嘉宾，确定参会的嘉宾进行行程确认，需要安排住宿的都记录好，每一位嘉宾安排专人负责跟进。保证能准时参会。

• 主持人：按照论坛的风格选择合适的主持人，确认档期

• 会议流程：会议流程和公司领导确认，每一个环节和时间都定好，这个是会议前统筹最需要尽快确定的事情，因为内容确定了才能开始做推广的素材，如果迟迟定不下来，宣传的时间就会太少，不好把控参会的人数。

• 赞助商：赞助商的寻找，可以是自发上门的还有是我们主动出击，给出赞助权益，不同价位配备的广告位置，吸引合适的赞助商。

会议事项

3.嘉宾接待

• 来回机票：嘉宾行程确认后，就要获得嘉宾的身份证号，还要问一下真实姓名，因为有些人名字和身份证姓名不一样，选择好机票航班，和嘉宾确认无误再下单购买，有些需要购买高铁票、动车票的也是一样的。航班的来回时间都记录好，做好接机的安排。

• 机场来回车：安排好司机提前出发接嘉宾，务必接到嘉宾安全回来。

• 住宿安排：住宿方面，每个嘉宾是单独房间，有没有会带助理的，需要多安排房间，都确认好，和酒店经理预订好相应数量的房间，最好还要多留两间房，避免多来了人没房间。

• 用餐：论坛前一晚可以安排大家一起吃饭，不想参加的嘉宾可以提前回酒店，酒店一般都会有早餐供应，还有一顿午餐和晚餐要订好包间，选好菜品。

• 全程跟进:每位嘉宾都有专人跟进行程，保证嘉宾准时参会，有任何问题提前汇报，可以及时处理突发事件。

嘉宾接待

4.物料准备

• 舞台背景：舞台的背景设计一般不会太复杂，最好的效果肯定是一大面的LED屏幕，背景图直接就可以展现出来。或者可以设计背景幕布，搭建架子展示在后面。

• 签到背景：签到的背景设计，全场的设计统一风格，签到背景不适合太花俏，简单大气最好。

• 拍照区：拍照区就要好好设计了，拒绝传统的只有论坛名称的设计，加入互联网风格，有趣好玩的拍照区一定会吸引很多人发朋友圈的哦。

• 物料：除了大背景，还有很多细节的物料要考虑，例如手袋、道具、宣传单张、易拉宝、工作牌、贴纸、指引图、水牌、通讯录、指引箭头、太卡等，让来宾有更好的体验，将物料设计好了都是很好的宣传。

物料准备.jpg

5.传播

• H5：论坛的传播首选是H5，手机观看体验方面是最好的，说清楚论坛名称、会议流程、与会嘉宾、演讲主题、报名要求，通过多渠道推广，吸引相关人士前来报名参加。

• 微博：论坛长图文准备，也是需要将论坛相关内容表达清楚，报名规则，通过微博私信报名，审核者通过。

• 朋友圈：公司有影响力的人进行朋友圈转发，公司员工进行转发传播。

• 微信：微信文章宣传同理，通过微信报名。

• PR稿：主要是进行论坛结束后的二次传播，分发到各大网站。

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PATR2、千人论坛会议现场统筹：

现场统筹外场和内场分为多组协作，提前一周做好动员大会，每组确定好组长，组长分配好组员工作，论坛现场当天各自动起来，总统筹负责监督确认各组工作正常进行，发现不对劲地地方立刻处理。

会议现场统筹.jpg

1、指引组

• 酒店大堂：放置指引牌，还有工作人员指引会议厅路线，从进门开始服务。

• 外场指引：指的是会议厅外面场地地接待，引导来宾按秩序进行身份审核，签到后引导到拍照区拍照，这个很重要，给每一个来宾一种至上地感觉，受到了重视，后续看到自己的照片也是很开心。

• 引导：外场负责正确引导来宾坐到自己的位置，不能擅自换区域

• 催时：论坛即将开始外场进行清场，提醒来宾尽快入座

• 照片机：放一部照片打印机，打印的照片下方会有公司名称，还有一句有意思的话语，让来宾可以现场打印照片，不怕等待无聊。

指引组.jpg

2、签到组

• 私人物品：签到台一般都是长桌，有桌布盖着，所以大部分的人员物品可以交由签到组保管，其他地方避免出现私人物品，会影响专业度的体现。

• 签到：按照短信和邀请函，确认是参会的来宾，发放论坛标志的贴纸。

• 收集：每一位来宾都需要留下名片，这是有利于论坛后进行回访的。

• 安排座位：让引导组的人进行引导进正确的位置区域

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3、VIP接待

• 环境：安排好会议厅旁边的VIP室， 接待的VIP除了演讲嘉宾还有重要来宾，论坛开始前都让他们在VIP室休息，如果一开始就让嘉宾做到位置上，吵闹的环境会让人觉得怠慢和不舒服，VIP室保持环境整洁干净，最好安排一位美女接待。

• 控时间：VIP接待室负责人需要控制好时间，论坛开始前5分钟安排来宾有序进场，接待组人员带到相应的名牌座位坐下。

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4、主持人

• 串词对稿：稿件提前拟好发给主持人熟悉，主持人需要想要开场的方式，做好流程熟悉。

• 助理：需要有一个专门的助理负责，有任何流程的变动，需要和主持人核对台词。

• 催场：主持人进行论坛开始的催场，还有中场休息后的催场。

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5、内场接待

• 供应：每个座位放好水和送给来宾的物料

• 催场：引导来宾及时回归座位

• 空调：如果有来宾反应空调太冷，进行及时调整或者送上毛毯

• 商务：负责商务的同事，可以在间歇的时候与来宾认识，互派名片

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6、安保组

• 维护秩序：安排高大威猛的人来维持秩序，穿上西装笔挺的体现现场专业度

• 监督：监督论坛开始前，进行中，现场进出的情况，非来宾禁止入内，有人影响现场及时请出去。

7、工程组

• 物料：论坛前组长进行物料制作，清点，安排组员无误地送到现场，放置在正确地位置。会议结束后需要清点物料，安排送回公司。

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8、记录组

• 速记：安排速记员进行全场速记记录，后续传播可以整理好进行推广

• 摄影摄像：论坛前地来宾嘉宾合照记录，论坛进行中嘉宾风采，现场全景，摄像进行录制视频，让没有来到现场地人可以学习。

• 微博：微博的现场会议可以进行大屏幕直播，现场来宾可以发微博互动上屏，提前要准备好无线网络，确定好网络的速度。

• 微信：论坛前可以先编辑好文章，论坛后进行修改，及时发布，让人可以看到整个会议的整体情况。

• 直播APP：直播APP可以将正常会议直播给更多的观众，提前调试好机器，确保直播的角度，位置。

• PR稿：公司品牌的对外宣传，提前写好初稿，进行调整后完稿，分发到各个合作网站

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这样下来，一场千人论坛的会议就圆满结束了，需要协助的人员多到上百号人，按照我的思路来进行可以有条不紊地进行，让嘉宾和来宾开心，成为企业地口碑传播者，下一次的论坛，他们肯定还会想来，整个影响力就上来了！

所以在职场中，无论你是新人还是职场老油条，遇到没有做过的事情的时候不要轻易说：“不”，很多事情通过学习都可以办到，相信自己，没有什么是解决不了的事情，如果解决不了就再对自己狠一点！

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我是江小禧，思维导图研究者。
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