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召开会议的基本原则

召开会议的基本原则

作者: 小天气一热 | 来源:发表于2023-12-09 09:38 被阅读0次

我们经常开会,但是会议的效率和效果不一定让人满意。为了提高会议的效率,汪小金在《项目管理方法论》中,提出了以下需要遵守的基本原则:

1、事先明确会议目的;

2、事先制定会议规则,准备会议议程,并分发给相关人员;

3、只邀请相关人员参加会议,并要求每个参会者明白自己的责任;

4、按时开始、按时结束会议;

5、在会议上要坚持事先制定的议程,避免跑题。例如,不要试图解决会议上所产生的全部冲突,否则很容易跑题;

6、除了解决特定问题之外,还应该使与会者享受团队的气氛;

7、做好会议记录,并在会后及时整理和分发会议纪要。会议纪要应该在会议结束后 24小时之内分发给相关人员。

对于参会人数较多、重要性较高的会议,应该不允许参会者自行记笔记,而安排专人记录,并实时投影到大屏幕上。这样做至少有两个好处:一是避免与会者因埋头记笔记而分心;二是确保后续讨论基于同样的信息(大屏幕所显示的),从而避免因各人听到的信息的差别而导致的后续意见分歧。

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