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提到办公室，很多人可能会有刻板的印象，认为办公室工作，不就是做那些“端茶倒水、提包跑腿”的事情吗？如果这样认为，那就错了。
办公室是一个单位的中心枢纽，起着举足轻重的作用，关系到一个部门运转的好坏，是非常重要的工作岗位。
办公室工作细碎、繁杂、量大，主要工作职能是办文、办会、办事。具体而言，承接着单位上情下达、下情上报、参谋助手、监督检查、后勤保障等方面的工作。办公室工作做好了，运转高效，领导赏识，同事满意，提拔也快。做差了，单位形象受损，个人能力遭质疑，可能影响今后的职业发展。
作为过来人，我想提醒工作中易被忽略的事情，这些细节看上去虽然微小，但影响力非常大，直接关系工作的成败。
一、办文办会中应注意的细节
1、办文一定要规范、严谨、准确。
一是严格遵守公文格式，如：字体、字号、页边距、标题层级是否正确？主题、称呼、正文、页尾是否完整？
二是内容中涉及的数据、人名、职务、时间、地点等信息必须反复核对，确保100%准确。措辞要严谨，无歧义。不管是上行文、平行文还是下行文，一旦发出，将无法收回，即便能收回，也严重影响了单位形象。
这里说个小故事，有一年我们单位秘书犯错，把领导小组组成文件中涉及外单位的一位领导名字搞错，写成了同音不同义的另外两个字，这位领导很不高兴，过了很久都还提这个事，弄得单位主要领导很没面子，秘书也被狠狠批评。
三是要了解文件的签发、传阅、归档流程。该送审的及时送审，该传达的及时传达，该备份的及时备份。
四是一定要具有保密意识。妥善保管重要文件，不随意摆放。涉密文件一律不要通过非保密渠道传输。
2、办会一定要做好会前准备、会中服务、会后落实等工作。
一是要明确会议目的、议程，提前发出通知（时间、地点、参会人员、议题），准备好会议材料并测试设备。这里特别强调，参会人员座次安排很讲究，要清楚参会来哪些领导？主要领导是谁？主席台正中间位置留给主要领导，然后围绕主要领导依次向两边辐射，左边为大，根据参会领导职务大小、任职年限时长次第往左右摆放。这个涉及领导的权威和排名，千万不能出错，会前要反复核对和确认。
二是确保会中的服务。做好会议记录，关注会场需求（如茶水、设备调试），维护会场秩序，确保会议顺利进行。
三是督促会后任务的落实。及时整理并分发会议纪要，明确“决议事项、责任人、完成时间”，并跟踪落实进度。
二、为领导当好参谋应注意的细节
当好参谋助手，为领导决策提供科学依据，也是办公室岗位的重要工作。这项工作中要注意的事项：
一是给领导请示汇报工作，要提前思考是什么事？要完成什么任务？需要领导出面协调和统筹哪些事项？思路要清晰，表达要简洁，理由要充分，不要占用领导太多的时间，对领导安排的事情一定要记在本子上，一项一项去落实。落实过程中跟进反馈，捡重要部分定期汇报，不要啰啰嗦嗦分不清主次，要让领导觉得，你是一个稳重、靠谱、值得信任的人。
二是提供给领导的资料和数据，一定要真实可靠，有科学依据。在收集整理时要反复论证，认真推敲，信息来源是否可靠？数据资料是否真实？给出的方案是否有可操作性？这对于领导决策工作很重要。
三是要为领导提供周到、细心的服务。单位领导都是大忙人，要熟悉领导的办事风格和工作作风，掌握领导的行程安排，实时提醒，守规矩不越位。提前想好和做好领导在出行、会议、调研等工作中的服务工作。
三、后勤保障工作应注意的细节
做好后勤保障工作，是确保部门高效推进工作不可缺少的重要环节。要保障单位和各科室（机构）正常开展工作的物资所需，分清工作的主次和轻重缓急，特事特办，急事快办，做好对外、对内的协调工作，善于统筹，敢于监督，不怕担责。
一是对外的协调服务。不管是上级来检查工作，还是部门与部门之间接洽，都要本着“热情、周到、高效”的理念，认真做好接洽工作，如果发生突发情况，要随机应变，妥善处理。
记得多年前我在县级工作的时候，见证了一个部门办公室主任的工作做法，很受启发。那时接待氛围比较宽松，禁酒令也还没有施行，省级对应单位带着几百万的指标下来，对县里上报的项目进行综合评估。领导给出的要求是“接待也是生产力”，一定要把项目争取下来。
在开会前头一天晚上接待用餐时，专家组一名成员突然说酒有点假，场面瞬间很尴尬，县领导的脸一下子成了青灰色，单位主要领导和分管领导也不知所措。这时办公室主任知道闯祸了，由于当时几项工作堆在一起，他忙不过来就吩咐驾驶员去买酒，被专卖店的老板娘做了手脚。看着逐渐凝固的空气，他马上灵机一动，组织单位陪同的同事和宾馆服务员，即兴表演当地的民族歌舞，唱采茶歌，气氛一下子活跃起来，他在这期间赶紧换了酒……后来，在前期工作准备充分的情况下，项目的规划、设计、可行性顺利通过评估。虽说当时接待是辅助性工作，但细微出错，也许会带来不可挽回的后果，还好他机智救场。
二是对内的协调服务。协调各室的工作，既不能发号施令，也不能唯唯诺诺，要熟悉单位的业务，厘清工作职责，对于室与室、人与人之间相互推诿的情况，要大胆指出来，不怕得罪人，把工作落实下去，不延误工作。
对于单位领导、各科室和个人要求解决的困难，合理的要想方设法、尽最大努力解决，出于公心，不厚此薄彼，协调好各方关系。比如：领导用车发生冲突，开会会议室调剂不过来，各科室之间业务交叉推动慢等等，都要妥善协调好。
三是群众来信来访。对于基层群众和服务对象反映的问题，一定不能马虎。要建立工作台账，跟踪督办，特别对于多人的集体来访，要热情周到，笑脸相迎，耐心听取诉求，能办的马上办，不能办的要解释安抚到位。
俗话说，一杯热茶、一张笑脸足够暖人心。遇到情绪激烈的服务对象，至少可以让他的心情平和下来，再慢慢说事。他们来的目的是想解决问题和困难，这样可以避免激化矛盾，营造一种好的工作气氛。
办公室工作千头万绪，事无巨细。细节体现专业，细节决定成败，细节创造价值。要从细微入手，把小事办好，把大事办成，树立单位良好形象，增强公信力，提升团队战斗力，打造个人职业品牌。
培养严谨、细致、周全的工作习惯，是每一位办公室从业者乃至所有职场人的必修课。
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