作者介紹：
本文作者是張永錫先生，目前是時間管理講師。曾向美國時間管理大師大衛.艾倫（David Allen）學習GTD（Getting Things Done）時間管理系統，已經於兩岸舉行40多屆時間管理公開班，並為騰訊、聯發科、Google中國與北京清華大學MBA等知名企業與學術機構提供時間管理培訓。
上週到某企業進行第二個月的讀書會，主題是清空「收件匣」，收件匣就是捕捉各種雜事後存放的地方。
在數位時代，有各種的雜事，例如：跑入腦中的靈感、對他人的承諾、電子郵件、各類的文件、檔案或書籍，自己也會寫下日記，我們需要建立一個系統，完整捕捉對自己有用的雜事。一方面建立各種清單把工作往前推進，另外一方面，要建立資料庫，儲存工作及生活有用的資料。因此有必要建立一個收件匣系統，我逐步發展出一個收件匣系統，通用於大多數的人們，我稱為「NEED收件匣系統」。
N，Note 就是筆記。
E，Email，就是電子郵件。
E，就是E化的文件，例如：網頁資料、PDF等。
D，Diary，也就是日記。
「NEED收件匣系統」可以幫助收集各種雜事，接著加工成行動，搭配我們之前提到的FAST原則與每天吃青蛙的習慣，逐步搭建一個滴水不漏的時間管理系統。
1. N，Note 就是筆記。
「我今天的青蛙是完成每週檢視（weekly review），我覺得這一次還不能做到完整的每個高度檢視，因為各個inbox有太多累積的東西，需要開個專案來清理，不過今天還是清空了Notability的手寫記錄，覺得開心。」
今天在Facebook的社團中看到李侑龍分享他清空筆記本的句子，也為他開心。因為，他已經逐步養成清空收件匣的習慣。Notability也是我很喜歡的數位塗鴉筆記，用來捕捉自己的靈感及對他人的承諾。
以前也寫過一篇文章：Apple的軟實力Notability 使用心得分享，還請參考。
李奧納多·達文西是個非常喜歡做筆記的人，他的筆記中，有飛鳥、馬匹的動作素描，有許多機械（甚至是戰爭武器）的設計，也有許多對美學、設計、工程的想法。這也讓我想到，一個善做筆記，並且時時整理的人，自然可以擁有許多的創意，實踐在生活中的許多地方。
2. E，Email，就是電子郵件。
「清空電子郵件的收件匣，當然，那是每天一定要做的。」
說這句話的是好朋友黃鐘毅，他經營一個兩岸知名的部落格「電腦玩物」，也是《Evernote超效率數位筆記術》、《Evernote 100個做筆記的好方法》兩本Evernote專書的作者，和我一樣對於研究生產力的理論及工具樂此不疲。
上週六，我們一起參加一個生產力相關的社群活動，他說了上面這段話，讓人印象深刻。那到底清空電子郵件收件匣有何好處呢？
首先，可以降低壓力，清空收件匣不是「已讀不回」，而是能立刻回的事情立刻回，等下回的信放入行動清單（我是放到OmniFocus中，鐘毅放到Google Tasks中）。
其次，清空收件匣讓我們確認每一封信都看過了，並作放到適當的地方，就算暫時沒辦法回，也不會緊張。
最後，由於收件匣空空的，一有新的信件近來，也能夠立刻判斷如何處理，不會一大堆信件擠在收件匣中，忍不住就去開其他的信件，浪費許多時間。
3. E，就是E化的文件，例如：網頁資料、PDF等。
惠敏法師是時間管理同好郭在民先生研究所的老師，雖然他是位修行人，卻能運用電腦工具來管理新聞、文章與佛典，建立個人的數位資料庫，他用的工具就是Evernote（內地稱為印象筆記）。他說：
在2011年1月，我得知有一種名為Evernote的具備網路服務功能的記事本軟體，已經近乎我夢寐以求的「隨時 when-ever 隨地where-ever」(可以說是名副其實的 ever-note)可以如實地記錄與創作的「阿賴耶識」記事本。
這個他口中「阿賴耶識」（梵文：आलयविज्ञान，ālaya-vijñāna）記事本的神奇工具，可以藉由「筆記夾」與「標籤」的功能管理大量E化的文件，並且可以隨身攜帶，雲端同步，這也是我自己目前建立個人資料庫的工具。
當我們見到重要的網頁和PDF，就要能夠立刻保存，進而逐步建立自己個人資料庫，這樣才能在數位時代當個優秀的知識工作者。
4. D，Diary，也就是日記。
自己是從2006年閱讀日籍作者佐藤傳著作《晨間日記的奇蹟》一書後，開始寫數位日記，到目前已經九年。
基本上，我還是維持晨間日記三大原則，早上寫日記，九宮格寫日記，打字寫日記，放在《億萬富翁為你加薪20%》裡面介紹的「成功日記」加到原來晨間日記模板，每天記下你成功完成的五件事，更讓我長期地養成寫日記的習慣。
我們介紹的前三個收件匣，都是數位的工具，方便大家捕捉冷冰冰的知識及想法，但是晨間日記卻是可以寫下我們和他人的互動及情感，讓生命更加豐富，也確保我們身心更加平衡，也很建議大家養成這個習慣。
結語：
NEED這四個收件匣，幫助我擷取生活中大大小小的事情，讓我心情非常輕鬆，不怕找不到自己收集的東西。
最近參與了一個內觀十日禪修，出來後，也養成每天早上靜坐的習慣，這件事最重要的是讓我內心更加安頓。其實，把雜事放到收件匣系統中也是如此，藉著檢討內心及外界蒐集來的知識庫，才能知道自己學到什麼？有沒有進步。
收集到這些雜事之後，我們還要更進一步，把這些雜事加工成行動，放入行動清單之中，這是我們以後會討論的事情。
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★ 本文特色圖片來源：pixabay
★ 責任編輯：Vista Cheng
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