远程办公的一些事项

远程办公如果没有在团队成员之间约定一致的流程和工具, 可能会增加团队成员之间的合作摩擦, 降低团队的工作效率. 我根据自己的经验, 总结了团队远程协作时, 需要约定的一些流程, 以及需要准备的工具.

1. 站会
2. 任务计划看板
3. 知识共享和保存工具
4. 视频会议工具

1. 站会

远程办公期间, 交流的频率相较在办公室要低很多. 所以要约定几个固定的时间开会进行交流. 开发团队每天有两个固定的会议点进行交流:

a. 早上的站会. 站会时团队中每名成员更新自己昨天完成的工作, 正在进行的工作以及即将进行的工作. 如果工作被一些事情延误或者block, 需要在此时说明, 因为站会是难得的团队中所有人都在的场合, 可以更快协调相关工作.

b. 下午的代码审查, 这是开发们参与的一个会议. 大家会一起审查每个人今天完成的代码, 并提出自己的意见. 这样做, 第一可以规范代码质量. 第二可以让开发们明白彼此正在做什么. 其他角色的团队, 可以根据自己的情况, 约定一个时间进行回顾性会议.

2. 任务计划看板

团队需要有一个所有人能看到的任务计划看板. 市面上也有很多这样的工具, 其中出现频率最高的一款免费工具, 就是Trello (https://trello.com/)
. 使用Trello, 可以为每个Task创建一张卡(Card), 并根据Task的状态, 将它挪动到不同的列. 下图中, 有Backlog, ToDo, Doing, Done 几列.

Trello Board 截图 Trello Card 截图

每张卡可以详细描述任务, 并添加评论.

在线或者离线的Excel表格也可以作为简易的任务计划看板, 但是不管使用何种工具, 首先要保证团队成员可以随时访问最新的任务计划看板.

在站会时, 大家可以使用这样的任务看板, 帮助理解目前各任务的状态.

其实任务计划看板不只是远程办公时需要使用, 在日常工作中, 它也是很重要的在团队内对齐项目进度的工具.

3. 知识共享和保存工具

团队内部的业务知识需要被及时的共享和保存. 与任务计划看板相似, 知识共享和保存工具也不应该只用于远程工作, 而是在日常工作中就使用起来, 一个好的工具, 可以让远程工作时的摩擦更少.

一般在线文档编辑器都可以作为知识共享的工具. 只是在易用性上有所差别. 同时由于业务知识一般属于不能对外暴露的信息, 所以最好是使用公司允许的, 或者与公司软件生态有关的在线文档编辑器.

如果公司在使用企业微信, 那么就可以使用腾讯文档 (https://docs.qq.com/). 如果公司在使用钉钉, 可以使用阿里巴巴的语雀(https://www.yuque.com/).

也可以使用石墨文档, WPS在线文档等等. 当然也不能忘记 Confluence.

4. 视频会议工具

视频质量稳定, 接入方便且功能齐全(共享屏幕, 白板, 录屏 etc.)的视频会议工具, 绝对可以提高远程工作的效率. 如果公司或者团队已经有了视频会议工具, 可以继续使用已有的. 如果没有固定的视频会议工具, 可以尝试以下几个.

在新冠疫情期间, 有很多视频会议产品都提供了免费使用的选项. 包括:

1. ZOOM (https://zoom.com.cn/), ZOOM 提供了屏幕共享, 白板, 录屏功能, 在电脑端和手机端, 可以通过一个会议链接和一个浏览器加入会议. 接入方便.

2. 腾讯会议(https://meeting.qq.com/).

3. 华为WeLink. (https://www.huaweicloud.com/product/welink.html).

根据我的经验, 开发团队在远程工作期间, 需要频繁的通过视频会议沟通问题, 一个方便的, 功能齐全的视频会议工具是很重要的. 反面的例子, 就是企业微信内置的视频会议功能了, 只有简单的屏幕共享功能, 没有白板, 没有录屏等. 好处是电脑端和手机端都可以接入, 可以作为应急工具.

5. 总结

远程工作的挑战之一, 是团队成员间无法及时地沟通信息, 因此选择方便的工具进行任务计划和知识共享, 约定一个合适的时间进行每日例会和回顾会议, 可以减少远程工作导致的不顺畅.

另外, 还有两篇更详细的文章可以参考.

你该试试这 16 个远程协作神器 详细介绍和对比了多种远程协作工具.

谈谈协作: 人、流程和工具