以科技项目验收为例。
一、确定验收日程
尽早确定验收日期，便于安排各项验收准备工作。一旦确定后，可以按任务优先级和时间顺序进行工作排期，特别要注意重要工作的检查节点，有的要检查、排练3次乃至更多。
同时，重要任务的人员、出席会议的项目方人员，也要及早规划和提前通知、安排、协调到位，还要为临时无法参会的既定人员准备应急方案。
二、精心准备汇报
1、汇报ppt
一般用ppt汇报课题完成情况，包括课题立项情况、目标任务、考核指标和完成情况、技术创新、组织管理、财务管理、课题小结等。
ppt模板尽量选择严谨一些的，不要过于花哨夸张。每页幻灯片的字体字号尽量统一，动画如果要用尽量用简单的动画效果，除非要表达特别复杂的流程或结构等。每页幻灯片内容和排版要适中，既不要过于简单、空隙太多，也不要过于复杂、密密麻麻。文字颜色与背景色搭配要恰当，不要太接近以至于看不清楚。
要仔细斟酌幻灯片内容的每一个字词句，言简意赅，表词达意准确，要达到这种效果，需要下苦功夫，“推敲推敲”。
ppt现场汇报人要事先写好演说词，切勿照搬照念幻灯片上的内容，要有所不同，有所突出。然后按照演说词进行演练，尽可能做到与幻灯片切换一致。对于讲解起来不顺口的，则可随时修改，直到最为满意。
之后邀请更多的相关或不相关的同事、领导、同行（专家）等来试听，提指导意见或建议，不断改进，精益求精。
经验来讲，不到最后时刻ppt往往不能定稿。改来改去，有时候自己都不知道改了多少版本，所以极有必要为每次重大修改另存一个文件副本（版本），这样可随时回溯到所需的版本。
最后，验收会议前，根据参会专家数量，打印多份ppt，简装也行，方便专家就近查看汇报中的数据或其他内容。
2、产品演示
演示是非常重要的汇报环节，是课题成果的重要体现，因此一定要高度重视。演示望望在ppt汇报之后，也可以汇报中间穿插，具体根据项目特点和汇报要求进行设计。
以实物成果演示最好，事先设计好验收步骤和演示讲解词，即演示脚本。操作什么的同时，嘴巴上介绍什么，要紧密配合，步调一致。如果一个人操作，一个人口头介绍，则需要更多磨合练习，做到天衣无缝。
演示环境也极为重要，要固定设备，验收期间尽量不得调配改动，稳定压倒一切。可适当准备临时紧急备用设备，作为替代演示环境。
3、验收资料
项目立项、实施中的各类管理文件、技术文件、用户报告、财务资料等，都是验收必不可少的资料，要分门别类，统筹规划、收集、整理好，实行清单管理。一般需要统一胶印，有条件的，给每本资料贴上标签、编号，则更为专业。
4、验收结论（草拟）
不要等验收会现场来打字验收结论，可以事先准备一个草稿，供专家们参考选用。这样既可以加快验收速度，又有利于把控会议进程。
三、验收会议细节
1、会议室布置
桌、椅、纸、笔、茶杯、饮用水、纸巾和果盘等常规的就不说了，投影仪、话筒、音箱也不说了，有的还可以准备拉一个项目验收相关的横幅。
会议室还要准备一些电源插座，供专家接笔记本电源、手机充电等。
专家桌上准备验收会日程安排、项目验收汇报资料、公司宣传册之类的，供专家翻阅。
准备一台打印机在会议室或附近，可方便打印验收结论书。U盘当然也是必要的。
2、相关细节
验收期间，专家可能会现场调阅资料，资料管理负责人要能及时找到所需资料给专家看，相关内容负责人还要在现场随时准备解释、答复专家的问题。所以精通资料所在位置很重要，避免发生现场找不到所需资料或无法解释某些问题的情况。
此外专家们也可能要盘点实物、生产环境，现场查阅财务软件等，也需要做好充分的协调准备。
用户是课题成果的市场代表，事先邀请用户参会、请用户现身说法有时候能起到关键作用。
验收期间，需安排拍照摄影，留下重要时刻的记忆，项目工作组成员也可合影留恋。
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