时间都去哪儿了？

每天我们都像小陀螺一样忙忙碌碌，但却常常不知道自己忙了什么。我们的时间都去哪儿了？

在生活中，追踪是一种非常寻常的应用，比如对运动量、饮食量、工作量等进行追踪，了解各种可以被量化的事务。事实上，时间亦处于可以被追踪的范畴之内。时间追踪的核心是保留时间使用情况的真实、系统记录，发掘自己在时间使用上的不足之处，以此作为我们做出优化与改进的依据。

关于时间的使用，我们的记忆并不可靠，时间追踪的最有效方法是为时间做一个明确的记录。为了明确掌握时间的耗用情况，我们就需要准备一个小册子，在处理某一工作的时候（切记是“当时”）加以记录。很多优秀人士都经常保存着这样的时间记录。之后，按周或者按月定期拿出来检讨，有意识地避免自己将时间浪费在无谓的琐事上，由此提高自己的行为效率。

一般而言，时间追踪可以设定一周时间。这个阶段的时间追踪，并非计算每一分钟的“时间难题”，而只是记录下一周内每隔半小时的所有活动。只要持之以恒地记录，即可获得一份完整的时间开销清单。通常情况下，我们可以为此准备两张表，如表1和表2所示。

那么，我们应如何使用这份时间开销清单呢？

（1）在《时间开销清单》（见表1）中列出每周中10 项或更多的主要活动，并将每一类活动按顺序编号。

（2）准备一份的《一周事件记录表》（见表2），将表一中的活动对应地列在表8-2中。

（3）在周一开始时，随身携带表2，每半小时在表2的适当位置记上该活动的编号。例如，星期一上午9点到9 点半进行工作间整理，就将编号1记在星期一上午9 点的空格里。 一周结束时，表2的所有空格都应该有一个编号。

（4）统计每一项活动出现的次数。例如，在时间表上第三项活动“阅读文件”出现了10 次，即表示我们花了5个小时在工作时阅读文件。因此在表1中 “3阅读文件”一行中“实际花费时间”对应相交的空格内计入5。依上述方法填满表1中“实际花费时间”一列，直到“实际花费时间”中都有一个数目字（可能是零）。

（5）将“预期花费时间”减“实际花费时间”的余数填在表1的“上两项时间的差额”一列内。如果是负数，表示我们花费在该活动上的时间多于预期；如果是正数，则说明我们花费的时间少于预期。

（6）为每项活动算出“占每星期总时间的百分比”，公式如下：

百分比（%）=（每星期实际花费时间÷40）×100

要注意的是，“每周实际花费时间”的总计应该等于40，而“占每星期总时间的百分比”的总计应该是100%。

另外，在记录时，可按照每项活动的重要性的大小在表中作出适当的数字标注。以工作任务的重要性（实现目标的贡献）为例，可以事先假定“1”代表极为重要，“5”代表不重要，“2”、“3”、“4”则代表介乎“1”与“5”之间的不同重要程度。最后，在进行每一种活动时，倘若遭遇干扰，则在表中最后一栏注明干扰的类别。如果电话、拜访或开会等工作任务占用了太多的时间，也可以分别对之作出详细的记录。

PS1：在时间追踪过程中，要严格按照预期计划推进，不盲目修改追踪内容，也不必强求记录多么工整，以自己能看懂为原则，同时避免时间追踪本身占用太多时间。

当然，我们也可以通过一些程序软件——嘀嗒番茄钟、小日常、Outlook等，来自动跟踪自己的时间使用情况，让我们和纸笔从任务规划工作中得到解脱，节省很多规划和记录的时间。

PS2：时间追踪绝不是为了追踪而追踪，最终我们必须最终给自己的时间管理能力下了一张诊断书。如果我们被诊断为“工作效率偏低”，那么，我们就需要针对性地调整自己的时间管理模式了。