【员工关系：公司开具离职证明，哪些不能写？
贫贱夫妻百事哀，企业效益不好，劳动纠纷也多了起来。领导被气昏了，让我针对那些刺头员工在离职证明上做文章，说要“以儆效尤”。
具体来说就是在离职证明上写不利于员工的表述，如“该员工不认可劳动合同到期不续签事宜正在与公司劳动仲裁…”、“该员工不胜任岗位要求，且不同意转岗…”、“该员工在岗期间多次违反公司规章制度…”
领导说，这些也没冤枉他们，都是客观表述，但我觉得不太对劲。各位老师，开具离职证明哪些可以写，哪些不能写呢？】
本文系属原创，著作权归本人所有，任何形式的转载都请联系本人，抄袭者必究。
【摘要：本文第一部分分享了离职证明撰写的基本要点；第二部分则深入探讨了离职证明的合规指南。】
一、离职证明撰写要点：
在当前的职场环境中，企业与员工之间的劳动关系日益复杂，离职事件频发。题干中题主提到其领导意图在离职证明上做文章，以警示其他员工，这种做法不仅触及敏感的法律边界，也忽视了离职证明作为法律文件的重要性。离职证明，作为员工离职时由用人单位出具的重要文件，不仅承载着对员工工作经历的确认，更是员工后续就业、享受失业保险等权益的凭证。因此，合法合规地撰写离职证明，对于维护企业与员工的合法权益至关重要。
（一）离职证明的法定要求：
1、定义离职证明及其在劳动关系中的角色
离职证明，是指用人单位在员工离职时向其出具的，用于证明员工在本单位工作经历、职位、合同终止原因等信息的书面文件。在劳动关系中，离职证明扮演着承上启下的角色。它既是员工在本单位工作经历的官方认可，也是员工进入新职场、享受相关社会保障待遇的重要依据。因此，离职证明的撰写必须严谨、准确，确保信息的真实性与合法性。
2、列举相关法律法规对离职证明内容的规范与限制
根据《中华人民共和国劳动合同法》第五十条第一款规定：“用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。”这一法条明确了用人单位在员工离职时必须出具离职证明的法定义务。同时，《劳动合同法实施条例》第二十四条进一步规定：“用人单位出具的解除、终止劳动合同的证明，应当写明劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限。”这些规定为离职证明的内容提供了明确的法律依据。
此外，相关法律法规还明确规定，离职证明中不得包含对员工个人能力的贬低性描述、未经核实的违纪行为记录等内容。这一规定旨在保护员工的合法权益不受侵害，确保离职证明的客观性与公正性。
（二）可以写入离职证明的内容
1、员工基本信息概述
离职证明应首先载明员工的基本信息，包括姓名、性别、身份证号码、联系方式等。这些信息是确认员工身份、追溯工作经历的基础，也是后续办理相关手续、享受社会保障待遇的必备条件。
2、入职与离职的具体日期
离职证明中应明确记载员工的入职与离职日期，以证明员工在本单位的工作年限。这一信息对于员工计算工龄、享受带薪休假、失业保险等权益具有重要意义。同时，入职与离职日期的准确记录也有助于企业规范用工管理，避免潜在的劳动争议。
3、担任的职位与主要工作内容
离职证明中应详细列明员工在任职期间所担任的职位以及主要工作内容。这一信息不仅有助于员工在新职场中快速定位自己的职业角色，也是企业评估员工工作表现、制定招聘计划的重要参考。同时，明确的工作内容描述还有助于解决潜在的劳动争议，确保双方权益得到切实保障。
4、合同终止或到期的正式声明
离职证明中应包含合同终止或到期的正式声明，并引用《劳动合同法》的相关规定，以明确双方劳动关系的结束。例如，可以表述为：“根据《中华人民共和国劳动合同法》的相关规定，本合同于XXXX年XX月XX日因XXXX原因终止/到期。”这一声明不仅是对员工工作经历的官方认可，也是员工后续办理相关手续、享受失业保险等权益的重要依据。在声明中，企业应准确描述合同终止或到期的原因，如合同期满、双方协商一致解除等，以确保信息的真实性与合法性。
5、双方同意的离职原因简述（如适用）
在双方协商一致解除劳动关系的情况下，离职证明中可简要描述离职原因。这一信息有助于员工在新职场中解释离职背景，消除潜在的误解。同时，明确的离职原因也有助于企业规范用工管理，避免潜在的劳动争议。然而，需要注意的是，离职原因的描述应确保客观、真实，避免使用贬低性、攻击性的言辞，以保护员工的合法权益不受侵害。
Tips1：离职证明作为员工离职时的重要法律文件，其撰写必须遵循《中华人民共和国劳动合同法》及相关法律法规的规定，确保信息的真实性与合法性。合法合规地撰写离职证明，不仅有助于维护企业与员工的合法权益，还能促进劳动关系的和谐稳定。因此，企业应高度重视离职证明的撰写工作，确保每一份离职证明都能成为员工后续就业、享受相关权益的坚实保障。
二、合规撰写离职指南：
（一）不宜或禁止写入离职证明的内容
离职证明是员工离职时的重要文件，它不仅是员工未来就业的凭证，也是企业与员工之间关系的重要体现。因此，在撰写离职证明时，必须严格遵循相关法律法规，确保内容的合规性。以下是不宜或禁止写入离职证明的内容：
1、对员工个人能力的贬低性描述
离职证明应客观、真实地反映员工的工作经历和表现，而不应包含对员工个人能力的贬低性描述。这类描述不仅损害员工的职业声誉，还可能对其未来的职业发展造成不利影响。因此，企业应避免在离职证明中使用诸如“能力不足”、“工作表现差”等负面评价。
2、未经核实的违纪行为记录
离职证明中不应包含未经核实的违纪行为记录。这些记录可能引发不必要的法律纠纷，甚至损害企业的声誉。如果员工确实存在违纪行为，企业应在核实情况后，通过正式渠道进行处理，而不是在离职证明中随意提及。
3、提及正在进行的法律争议或仲裁
离职证明中不应提及任何正在进行的法律争议或仲裁。这些敏感信息可能加剧企业与员工之间的矛盾，影响双方关系的和谐。同时，提及这些信息也可能使离职证明失去其应有的公正性和客观性。
4、主观性强或带有情感色彩的言辞
离职证明应尽量避免使用主观性强或带有情感色彩的言辞。这类言辞可能引发误解和争议，影响离职证明的权威性和可信度。企业应保持冷静、客观的态度，用简洁明了的语言描述员工的工作经历和离职原因。
5、泄露员工个人隐私的信息
离职证明中不应包含员工的个人隐私信息，如家庭住址、电话号码、身份证号码等。这些信息属于员工的个人隐私，受到法律的保护。企业应严格遵守相关法律法规，确保离职证明中不包含任何泄露员工个人隐私的内容。
（二）为何应避免不当内容
避免在离职证明中包含不当内容，对于企业和员工都具有重要意义。以下是具体的原因分析：
1、法律风险分析
包含不当内容的离职证明可能使企业面临法律诉讼和罚款的风险。一旦员工对离职证明中的信息提出异议，并诉诸法律，企业可能需要承担相应的法律责任。因此，企业必须严格遵守相关法律法规，确保离职证明的合规性。
2、对企业声誉的潜在损害
离职证明中的不当内容可能损害企业的声誉和形象。这些负面信息可能引发公众对企业的质疑和不满，进而影响企业的业务发展。为了维护企业的声誉和形象，企业应确保离职证明的客观性和公正性。
3、对员工未来就业的负面影响
离职证明中的不当内容可能对员工的未来就业造成不利影响。这些负面信息可能使企业在招聘过程中对员工产生不良印象，进而影响员工的职业发展。因此，企业应尊重员工的职业声誉，避免在离职证明中包含任何对其不利的评价。
4、破坏企业与员工间的信任基础
离职证明中的不当内容可能破坏企业与员工之间的信任基础。这些负面信息可能使员工对企业产生不满和怀疑，进而影响双方关系的和谐。为了维护企业与员工之间的良好关系，企业应确保离职证明的客观性和公正性，避免引发不必要的争议和矛盾。
（三）建议与最佳实践
为了确保离职证明的合规性和客观性，以下是一些建议与最佳实践：
1、合法合规撰写离职证明的指南
企业应制定合法合规的离职证明撰写指南，明确离职证明的内容、格式和撰写要求。这些指南应确保离职证明的客观性和公正性，避免包含任何不当内容。同时，企业还应定期对离职证明进行审查和更新，以确保其符合相关法律法规的要求。
2、强调积极沟通解决劳动纠纷的重要性
在离职过程中，企业应积极与员工进行沟通，协商解决劳动纠纷。通过有效的沟通，双方可以达成共识，减少不必要的争议和矛盾。这不仅有助于维护企业与员工之间的良好关系，还可以降低因劳动纠纷而引发的法律风险。
3、提出制定标准化离职证明模板的建议
为了降低离职证明的撰写难度和提高其合规性，企业可以制定标准化的离职证明模板。这些模板应包含必要的信息和格式要求，以确保离职证明的客观性和公正性。同时，企业还可以根据实际需求对模板进行定制和调整，以满足不同情况下的撰写需求。
4、鼓励建立离职反馈机制，促进双方和谐分离
企业应鼓励建立离职反馈机制，允许员工对离职证明提出异议和反馈。通过及时处理员工的反馈和意见，企业可以不断完善离职证明的撰写工作，提高员工的满意度和忠诚度。同时，这也有助于促进企业与员工之间的和谐分离，减少因离职而引发的矛盾和纠纷。
Tips2：合法合规地撰写离职证明是企业应尽的责任和义务。企业应严格遵守相关法律法规的要求，确保离职证明的合规性和客观性。同时，企业还应积极与员工进行沟通，协商解决劳动纠纷，制定标准化的离职证明模板，并鼓励建立离职反馈机制。通过这些措施，企业可以确保离职证明的合规性和客观性，维护良好的劳动关系，为员工的职业发展创造有利条件。
网友评论