今天我们说GTD的最后一步:执行。
在执行阶段,我们最大的问题就是:在一个时间点选择最合适的行动。
我觉得现代社会中,大多数人都有拖延症。为什么?早上到公司,到了之后做什么?晚上回家,回家后要干什么?你一想,发现要干的事情其实挺多的,那我“第一件事干什么呢?”你需要从一堆事情中找一件出来,你需要做选择,这时,如果事情太繁琐,很自然地就会心烦,想逃避,拖延症就是这么引发的。
本书中,作者给出的答案是:在决定做哪些工作、不做哪些工作的时候,你的标准是什么?是你自己的直觉。
如果你把前面的步骤都好了,也就是做了收集、处理、组织整理和回顾,那么,你就已经完成了对工作和自身价值的一个全盘思考。
我们在做处理的时候,已经清楚哪些事情对我们来说是重要的,哪些是不重要的。在这种情况下,你决定做什么的时候,就可以完全凭直觉了。
作者提供了一个“确定某一个时刻的具体行动”的四标准法。
四标准法
[if !supportLists]第一,[endif]情境。大部分事情在执行的时候,对地点是有要求的。比如,给领导面对面汇报工作,必须是在办公室里;在办公室,基本都是处理公事。这就是情境,在特定的情境下,只能做这些事。
如果下一步行动清单里内容太多,当你需要决定做什么的时候,就可以结合情境。因为下一步清单里的内容既可以包括工作,也可以包括生活方面,所以如果是在办公室,就可以把生活方面的暂时放在一边。
[if !supportLists]第二,[endif]空余时间。你能支配的时间长短是一个重要的限制因素。比如,还有五分钟就要开会了,这五分钟你就没办法写方案了,但是可以给客户打个电话、发个邮件。那么这个时间就可以作为下一步行动的标准。
[if !supportLists]第三,[endif]精力。大部分人上午的精力比较好,可以用来处理难度比较大、需要费些脑力的事情,而下午精力会稍微差一些,就不太适合做困难的工作。作者甚至建议,你的下一步行动清单里,可以单独分一个类别,列出你需要做到不太需要动脑子的事。当你觉得精力不足的时候,就可以从这个清单里面找事情做。
[if !supportLists]第四,[endif]当你考虑了情境、时间和精力三个条件之后,就要选择哪个行动会给你最高的回报。比如我在办公室里还有2个小时下班,精力也还不错,我该干什么?是客户回访呢?还是处理邮件?还是写报告呢?这个就挑出你觉得最重要的事情来做。
工作的六层次法
作者还介绍了一个工作的六层次法,这个六层次法就是帮你判断事情重要性的。
它可以作为一个可靠的工具,帮我们确定在实际工作中各项任务的优先级。
第一层,也是最底层,叫跑道。跑道就是你目前的行动,打个电话、回个邮件都是跑道上的事。
第二层,是当前的项目。项目就是你不可能一步就干完的事,你拜访客户,肯定不是打个电话这么简单,你要定见面的时间地点,要谈的事项,要准备哪些资料,客户会问哪些问题,你有什么方案,后续如何跟进,这是一连串的事情。从项目的角度,可以帮你认识到每周的工作内容。
第三层,是你的责任范围。我们每个人都承担了一定的责任和义务,不管是工作还是生活,你需要时常回顾和自检,可以让我们更综合地面对自己的项目清单,进行分析和评估。
第四层,是你近1到2年的目标。长远的目标都是一个个的短期目标和中期目标连接而成的,1、2年后我们想成为什么样的人,用这个目标审视你的生活或工作,就会增加你对生活和工作某一些方面的关注,比如你两年后想出国留学,那么你就应该更多关注语言学习;如果你两年后想当主管,你除了增强个人的业务能力,也需要培养团队合作和领导方面的能力。这样你的行动就不会是盲目的。
第五层,是你3到5年的展望。这个就属于中期目标了,我们需要从更高、更广的角度去看,包括周边环境的发展趋势。内在因素包括家庭、事业等,外部因素包括政治环境、行业趋势等。这些趋势肯定会影响到你的工作和组织整理的方法,这个视角,会影响到你前面较低的视角:1到2年的目标,以及前面各个层次的内容。
第六层,也是最高一层,你看到的就是你的人生。这是最宏观的,清楚了自己的人生的意义是什么,你就有了大方向,所以它是我们生活的终极指南。我们前面所制定的所有目标,都是为它服务的。
小结
GTD的五个关键步骤:收集、处理、组织整理、回顾、执行。
刚开始使用的时候,你一定会觉得很繁琐,因为需要收集的实在是太多了。它是一个系统,而不是简单列个表就完了。但是当你做完之后,一定会觉得如释重负,会觉得对自己的人生重新获得了掌控力。
GTD最大的好处就是可以减少大脑的杂念,让人变得更专注,而专注对我们来说太稀缺了。如果你能够随时专注,在放松的时候彻底放松毫无杂念,你就是人生赢家。









网友评论