【行政讲堂】年底了，工作资料该整理下了喂~

今年的年三十比去年整整提早了11天，导致很多工作时间都被压缩了，公司的每个人都在喊事情来不及做，恩，确实很来不及。

但是再忙，有一件事还是要做～那就是：工作资料整理。

自从把工作资料倒腾倒腾地都整理了一遍，发现很多工作以前是知道怎么做，不知道为什么这么做，现在会换个角度，想想为什么要这么做了。

工作资料的整理不仅仅是对工作中产生的资料进行整理，更是对过往工作的一次总结呐~

所以，年底了，你的工作资料是不是也该整理下了喂？

工作资料多如牛毛

下面我来讲讲，我的工作资料都是怎么整理的~

在《工作入手法则》里，我将每一项工作都分成了八块内容，分别是联络人、计划及开展、预算及使用、工作指引、日常工作、存档资料、参考资料和团队建设。

工作入手八方面

工作资料的整理，主要是针对其中的日常工作部分。

而日常工作从性质上区分，可以分为项目性任务、常规性任务、突发性任务；从工作服务对象上区分，可以分为部门工作和协助工作。

行政工作体系

掌握了以上分类，我们就能按照资料内容，逐一去对应整理工作资料了。

在整理时，有以下四个方法可以帮助我们在以后查找时更快地找到当初的资料：

1.电子化

拍照、扫描、打字、格式转存…用你能想到的任何方式去把纸质材料变成电子文件，如果涉密就加密，如果不想给别人看就隐藏。

电子化最大的好处就是以后查找不需要再去翻一堆纸，一些软件甚至能直接读取电子化的文字，以后一键查找，多方便。

2.存在一起

存在一起的意思是…把电子资料放在一个地方。

可以是同一台电脑、可以是一个移动硬盘、可以是一个云盘，介质可以自己决定，但请务必放在一起，因为放在一起以后才能统一地查找，而不至于东找找西找找，找完每个介质才找到想要的资料。

3.定一些简单易记的存放基本规则

我的存放规则包括：

按服务对象建立大类

一个文件一件事情

文件夹按日期+项目名命名

常规性任务命名保持一致

有时候我们总是想把很多要素都体现在文件名上，搞得一个文件名长达十几个字，这样其实很不利于后期查找，因为一旦超过15个字，文件夹名称就会显示”…”，反而看不清。

所以千万不要想得很复杂，简单些就好。

4.多做几步让查找更轻松

我的多做几步是：

已完成的工作建立单独文件夹

修改多次的文件，在定稿文件名后标注“终稿”

跨越时间长的项目性文件标注截止时间，如“2014.2-2017.1***项目”

这样做的好处时，会发现自己还有哪些事情是做了一半的，能更快找到最终材料，能复盘知道自己的项目推进情况。

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还记得今天我讲了哪些工作资料整理的方法吗？

电子化

存在一起

定一些简单易记的存放基本规则

多做几步让查找更轻松

动动手，让我们一起把2016年的工作资料整理起来吧~