文件归档，哪有什么鬼“双套制”？
征华写于2020年元旦，告别2019
在纸质文件时代，没有出现计算机电子文件，文件归档时是归一套完整的纸质文件，从档案的原件归档和完整性角度来讲，我们且称之“纸质文件单套制归档”，档案只有纸质形式的。
当出现计算机电子文件，开始推行办公自动化时，文件在计算机应用系统中拟制、修改和打印，文件的批阅流转则是通过线下人工方式进行，办理过程的意见都写在纸质文件上，最后定稿后，再在计算机系统中完成最终稿，按照公文格式要求套红打印出来，然后盖上单位的红色公章。文件归档时，对最终的正本和重要修改稿进行归档，此时，仍是“纸质文件单套制归档”，归档时档案只有纸质形式，跟以前没有区别。
随着办公自动化程度的提高，电子文件开始通过网络在线上进行阅办，文件归档发生了一些变化。
由于网上办理的出现，人们开始畅想全流程无纸化办公，畅想电子文件归档会消灭纸质档案。
然而现实情况却是残酷的，由于办公自动化系统不完善或者人为原因造成的文件网上办理机制不顺畅，导致全流程无纸化办公无法实现，进而影响了电子文件归档的开展。特别是在机关，人为原因造成的文件网上办理机制不顺畅严重影响了电子公文归档的积极性，而且负面影响也波及到了政务服务系统中的电子文件归档工作。因此，绝大多数单位的电子文件归档工作没有开展，仍然采用旧办法对纸质文件进行归档，归一套纸质档案，仍是“纸质文件单套制归档”。
然而，总有一部分追求进步的人士还是愿意往前走的。于是出现了多种探索：
（1）有的在纸质文件归档的情况下，将系统中的部分电子文件拷贝到档案管理系统中加以利用。
例如，将政务服务系统中办事申请表单和结果表单拷贝到档案管理系统中，编上档号加以利用，尽管从档案专业的角度来讲它是不完整的档案，但是它至少一定程度上解决了实践中查档的需要。
又例如，将电子公文拷贝到档案管理系统中转化为归档要求的PDF格式加以利用，节省了纸质档案数字化的部分费用，有的电子文件尽管连单位公章都没有，但不影响单位内部自己利用文件啊。
还有的在电子文件归档方面取得了较大进步，系统中能够存有一套接近符合要求的电子档案，只是因为某些方面还不完善，只能算较好的半成品电子档案，所以仍没有敢放弃纸质文件归档。
上述这些情况，人们常常称为“双套制归档”。其实，哪有什么鬼“双套制”，倘若真正实现了双套制，那么人们就会只选择其中的一套，选择电子档案而放弃纸质档案。
（2）电子文件单套制归档
个别无纸化办公条件成熟度高的单位，开发了电子档案管理软件通过接口直接导入业务系统中的电子文件，并按照档案行业标准规范开展电子文件归档工作，尝试电子文件单套制归档，终于可以不再出现纸质档案了。
有的，开展以电子文件为主+纸质文件为辅的“电子文件混合单套制归档”。需要强调的是，电子部分和纸质部分都没有出现重复，要么是电子文件形式的，要么就是纸质形式的。档案还是只有一套。
综上，对于归档来说，尊重原件，就只有一套。
2020年已经来到，电子文件归档，路漫漫……
网友评论