如何写一封专业的工作邮件

在工作中，我们每天都要收发很多邮件。在收邮件的时候，我们肯定遇到过以下情况：
1. 标题太长而内容不清晰，不想打开它。
2. 看完邮件内容后，还是不知所云。
3. 虽然明白对方需求，但由于邮件组织得不好（语气不对，书写错误太多等，都能看出对方不够专业或不够尊重自己），我们从心里上不愿意配合。

从这就能看出来，一封得体的工作邮件对于推动工作是多么重要。因此，书写一封专业的邮件，对我们的职业发展也是很有帮助的。这会给同事，上司或商业合作伙伴留下一个正面的，积极的印象。

我在工作中收发邮件几乎都是英文，在此分享一下自己的经验，介绍如何写一封专业的工作邮件。

一封完整的英文邮件（中文邮件亦如是）主要分为四个部分：
Subject
Greeting
Email text
Closing&Signature

对于整封邮件，都需要注意的是：
1. 单词拼写正确；
2. 符号使用正确；
3. 写完邮件后自己完整读两遍！

接下来我们看看这四个部分的内容分别有哪些值得注意的Dos & Don'ts 。

1. Subject: 邮件主题，简短而清楚
a. 短。最好只用5±3个关键词。绝不能超过50个character字符。
b. 清楚。使用关键词，按重要程度排序。比如我们为了一个新项目要跟领导约一个会议，那这封邮件的Subject可以这样写：Requesting a Meeting for New Project.
2. Greeting: 合适
a. 不知对方性别的时候，不要用Mr. Mrs. Sir等有明确性别的称呼，可用To whom it may concern等。
b. 知道对方职称时，可直接用职称如： Professor Zhang; Manager Wang等。
c. 必不可少。
3. Email text: 明确而简短
a. 内容绝不可过多。每段最多三句话，使用三段式来指导。
b. 第一段交代自己是谁（姓名，跨部门的要说部门，跨公司的要说公司等）。
c. 第二段交代写这封邮件的目的，如分配工作，请求资源等。
d. 第三段给邮件定一个积极基调，多用thank, appreciation, look forward to, hope, wish等积极字眼。
4. Closing&Signature
a. 根据收件人与自己的熟悉程度来决定风格。
b. 如果是第一次通信，要加上自己的专业签名（包含姓名，职级，公司，邮箱，电话，公司地址等）。
c. 如果比较熟悉，可只需要落款“Best wishes等+名字”。

最后，当完成了工作的配合，达到了自己的目的时，千万不要忘了给对方发一封致谢邮件。一是为了真诚表达感谢，二来可以留下一个积极的人脉。

就算是一次不愉快的合作，在最后的感谢邮件中，也能补救一下，让大家以后（万一）再次合作不会那么尴尬。