年底将至，很多企业内部的各种总结、报告、计划、方案、通报等工作文件的写作量，也开始“飙升”，而智库和研究院在近期开展的“成渝双城企业智库合作平台”的系列调研中（该平台由本智库创建，进行牵头、指导），也发现很多企业部门的负责人朋友（特别是项目整体管理类系统性管理部门），也常在抱怨下属，说下属在报告、计划、方案等文件写作上的能力不足，特别是写作对标度较差，往往此前得到清晰交办的任务，隔了几天或一段时间，由下属交到自己手上时，才发现拿到的文件内容和自己想要的内容，完全是不同的概念。
本智库经过对相关企业文件及写作流程的分析判断，主要还是工作方法的问题。这里推荐一个文件写作管理方法，叫做“优化文件写作法”（因为是智库相关专家应用优化方法总结，就暂且以“优化文件写作法”命名，可能与前人已有相应方法雷同），方法不太复杂，只要按照所说的基本方法去做，文件内容的对标性，就能提到较大程度的保障：
第一，在文件写作开始之前（特别是具有项目整体影响作用、系统性影响力的报告、计划、方案等），先组织相关撰写部门或个人，举行相关的内容统一沟通会，按照行业相关的常规动作，统一执笔部门或撰文人员关于文件内容的基本思路，然后根据这个基本思路，由主要撰写人员，拟写一份简单的相关文件大纲（这个大纲要指出文件的基本内容版块，以及每一个版块里必须有的关注重点）。
第二，部门负责人与撰写人员，就这个纲要的内容充分沟通，达成一致，形成共识。（强调一下，这个大纲只是纲要性的指导内容，所谓文件各基本版块里边具体的内容或创新，以及相关分析、研判类信息，并不需要在此大纲中明确体现，仍然需要撰写人员的具体创作）
第三，部门负责人以此大纲为导向，跟进并指导相关文件的持续性撰写；执笔人员，也以此大纲作为内容撰写的指导思路，依据大纲中规范的、必须有的内容版块，以及各版块中必须注意的重点，开展文件具体内容的写作。
第四，部门负责人持续跟进文件的完成情况，从第一个版块的拟写完成开始，每当一个版块写出来后，都要依据大纲，按时、实时检查该版块的具体内容，是否符合大纲要求的版块结构、主要内容、位置排序、递进逻辑，并认真检查大纲要求的版块重点，是否已经得到清楚的体现（当然在员工写作每个版块具体内容时，就不要过多打扰，待相关版块的具体内容刚完全时，再去检查完成情况，也就是“等人家写出一段后，再去看这一段”）。
第五，针对每个版块的检查情况，要迅速有效，对相关版块出现的问题，及时进行沟通和指导，保证大纲对文件内容的约束力。
第六，部门负责人对执笔人员在写作中提出的各种问题（主要为专业问题），应及时反馈，并充分交流，形成下属乐于认同的指导意见。
说简单一点就是：小时侯写作文，是放任自己自由发挥，整篇写完了，再给老师检查；现在写公司文件，是先共同确定方向，然后抓紧时间创作，写完一段，再检查这一段……在持续的跟进检查中，完成整篇文件，以保证内容（部门、负责人、撰写者）的对标稳定性。
此方法的前提是，管理部门的负责人，要对企业战略、发展规划、工作计划、绩效安排等有较深入的理解，并且自身的专业性较强。
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