四、以怎样的逻辑顺序组织？
有个广为人知的传说，说的是清末名臣曾国藩在围剿太平天国时，前期作战不利，一直在打败仗。幕僚在帮他拟的给咸丰皇帝的奏折中写道“…屡战屡败…”，曾国藩看后改成了“…屡败屡战…”。结果朝廷看了后，不仅未责罚作战不力，反而念败军勇气可嘉，降旨嘉奖。这个“屡战屡败和屡败屡战”的故事给我们揭示了一个很重要的道理：同样的内容，如果组织的方式不同，透露出来的意思是有着天壤之别的。那怎样做才能将要讲的内容组织得更出色呢？你可以分为下面两步来做：
1、按照“对方想听什么”做修正
你在第三步“我需要讲哪些内容”中，已经罗列出所有跟你沟通或汇报目的有关的内容。不过这些内容还都是从你想讲的角度出发的，我们在最终呈现时，要按第一步“对方想听什么”的分析结果来对内容做修正。比如，给老板汇报项目进度无法加快一周时，不能说“老板，项目有风险，因此项目进度无法加快”，因为项目进度无法加快不是老板想听到的。你要换个说法，让老板知道你是积极支持项目进度加快一周的，只是在推进中遇到了一个绕不开的风险。修正后的说法参考如下：“老板，我将项目按加快一周做了实施调整，其中遇到了一个风险，现在的做法是两种：一是投入更多资源来尝试能否降低这个风险，但把握很低；二是维持原先的项目进度。”
2、比较不同的逻辑顺序组合效果
所有的内容按照“对方想听什么”做过修正后，还面临一个排列先后的问题：哪个内容放前面，哪个内容放后面。这个排列顺序影响是很大的，像曾国藩调整了下“败”和“战”的顺序后，呈现出来的意思就完全不同了。排列可以遵循的逻辑顺序有四种：时间逻辑顺序，结构逻辑顺序，重要性逻辑顺序，演绎逻辑顺序。你一开始不确定哪种逻辑顺序更适合的时候，可以每种逻辑顺序都试下，然后再选用最合适的。
总结：出色的汇报或沟通需要我们综合能力的提升，无法一蹴而就。但如果你能在汇报或沟通前，做一遍下面四个问题的自问，那么你的汇报和沟通效果一定能在现有水平上，立马得到大大的提升。
网友评论