知行大咖说 第三期
“
“我不是什么大咖，我只是尽我能力去做好我的工作。离真正的大咖还远着呢。”
”
她态度谦和、语气温柔，讲到兴奋之处眼里又会闪烁出自信、骄傲的光彩。
她从不浮夸地认为自己做的多好，只是坚持、踏实去做，并且真的爱着这份事业。
她说：“好的行政并不喧宾夺主，而是默默的体现自己的价值，让大家在潜移默化里享受你带来的服务。”
在她身上你能看见岁月沉淀的气质与风华，却不见恼人的皱纹。时间的痕迹在她身上找不到一点线索，相反，我想到了一个很“俗套”的词：岁月静好。
她是宇信科技集团行政总监，丁燕。
三种思维，缺一不可
十三年的行政从业经验已经把“专业”融入到她的骨子里，整个访谈下来，“管理”、“服务”是最高频词汇。
每个行政总监都有自己的工作方法论，在丁燕看来，做行政要具备三种思维：员工思维、专业思维、老板思维。
“行政人是一定要有同理心的，要注重员工的感受。”站在员工的角度考虑他们的需求，而不是居高临下给他们提供什么。同时还要明白怎样化被动为主动，调动大家的积极性，这就是掌握「员工思维」。
在宇信的这么多年，她一直在思考、观察、了解员工们的需要，这也是她行政工作的出发点。
因为公司性质的不同，宇信的许多员工都分散在全国各地做项目。有一次，一位员工联系到公司行政，他问能不能拍一张带logo的公司大楼照片给他看看，因为他入职以来还从没看过总公司......
这件事对她的触动特别大，她明白针对不同的公司情况，面对每个有不同诉求的员工，她需要做得更多。
“我希望我们的微信公众平台是有情怀的，不仅仅是简单的发布公司新闻，而是向大家分享公司的各种新鲜事儿、新的活动、各种政策福利。我们走进每一个部门、每一个项目，写每一个员工自己和身边的故事，同时通过线上的手段，连接了每一个宇信人，不管你在天涯海角”。
另外，丁燕还组织员工建立了足球俱乐部，有的员工通过公众号了解到行政这里有平台，就主动找过来想要建立宇信自己的太极群，把公司同好都拉进来。通过这样的手段，调动起员工参与公司活动的积极性，这就是化被动为主动的管理方式。
为了了解员工，她还经常主动跟业务部门聊天，她认为：“行政一定不是低着头做事，你要抬起头看路，也要回头看看有没有走偏，看员工真正需要的是什么，千万不要自嗨。”
▲宇信办公室一隅
除了「员工思维」，「专业思维」和「老板思维」同样重要。
员工思维决定了你的出发点，专业思维决定了你工作的完成效果，老板思维则决定了工作成果的意义与高度。
从一件事当中就可以看出这三种思维方式的体现：
宇信的“司龄礼物”是企业文化当中重要的一环，也是对员工的肯定与鼓励，在宇信是相当受重视的。
为了挑选合适的礼物，丁燕把选择权交给了员工，由员工自己挑选并最终投票决定，还为礼物加入定制元素。
例如：带有专属工牌的独一无二的行李箱，印上员工姓名和工号的十年金徽章，这些礼物让即使身在外地的宇信员工也倍感亲切——这就是员工思维。
通过严格的供应商评审，以及项目流程管理，把控整个礼品的设计、生产、派发等各个环节——这是专业思维。
让员工感受到公司的关怀、体现企业文化，增强凝聚力，同时控制成本——这是老板思维。
这样贴心的小事还有很多，比如在公司女洗手间内放置卫生棉，让生理期的女同事不再尴尬；招员工餐厅供应商先选两家，每家试吃两周，让员工打分，选出满意度最高的；考虑到下午员工容易犯困的问题，在午休结束后用眼保健操唤醒大脑等等......这些事情都是三种思维方式共同作用的成果。
好的行政就是这样，用自己的工作温暖着公司里的每个人，不管是员工还是老板。就像她所说的：“好的行政，就是润物细无声。”
有时候不是被老板管，要学会“管理老板”
行政工作并不全是暖心与幸福，在许多时候也必须表现得雷厉风行与强大干练。
比如写字楼的买卖、租赁、办公室装修，非常考验行政的谈判、沟通技巧与专业性。
在刚刚结束的新办公区装修工作中，丁燕向我们展示了一个专业行政的过硬本领。
从开始的需求调研，到选址、租赁，到与装修公司和物业协调方案，再到施工队进场，监督施工质量，最后配合消防部门的验收。这一系列工作丁燕完成得举重若轻。
▲宇信公司前台接待区
丁燕向我们分享了两个重要的窍门：提升责任心与学会“管理老板”的预期。
责任心不用多说，只有认真负责的态度才能把事情做好；但“管理老板”是一门大学问。
1、老板不了解的事情，拿出专业性来沟通：评估自己的做法可能带来的风险？这个风险是否可控，未来去解决问题是否会花费更大精力，这些信息一定要提前跟老板进行沟通，通过自己专业的判断，分析所有风险点以及相应的解决方案，才能让老板认可你的建议。
2、不要给老板做问答题，给老板做选择题：提出问题的同时就要准备好解决方案，每个方案的利弊都向老板呈现，站在老板的角度给他建议，这样能最快的解决问题，同时降低沟通成本。
行政就像一个大总管，需要考虑到上上下下、方方面面的需求。沟通能力、创新能力、执行力，甚至还有很多其他专业能力，缺一不可。它是一个需要不断学习和成长的岗位，不能够安于现状，而应该“不断给自己制造难题”。
就像丁燕说的：“不断遇到挑战，然后去解决它，就是工作当中最high的事。而当你在工作中找到了自己的high点，那你的工作就是幸福的！“
▲ 宇信科技行政一“家”
还要不断给自己“制造麻烦”
为了给自己制造难题，她为分散在全国的六千多员工，举办了六场员工运动会。
“从8月份筹备，到9月份策划，运动会从10月份一直持续到12月份。”
这么大的工作量，执行起来非常困难，同时，还需要借助运动会，对外提升企业形象，对内打造员工的归属感。如何摒弃传统部门之间的隔阂，增强交流，提倡公司大家庭的团队感？这些都是她给自己出的难题。
“员工通过不同颜色门票入场，入场后领不同颜色的文化衫，穿有相同颜色的衣服的队员，无论参不参加比赛项目，只要团队获奖，就都能获得奖励，所以大家参与度很高！在这个过程中，行政印制T恤，收集每个参赛者的衣服尺码，包括员工报名，包括入场流程都带来特别大的挑战，但是过程却特别的high，员工感受完全不一样。”
由于宇信的项目遍布全国，员工也极其分散。当一些制度下发的时候，各地的工作条件、环境都有诸多不同，更不提每个人的理解能力又大相径庭了，在这种情况下，她有着一套极富效率的工作方法。
“在推制度的时候，把流程细化分解，都清清楚楚地写在纸上，尤其是差旅、固定资产管理的制度管理，要求细化到所有内容都是规范性的，这样有了一个规范，执行起来就算有偏差，也不会那么大了。”
6600人的公司运转得井井有条，员工幸福感爆棚，做到这一切，她的行政&文化团队仅仅27人。
工作和爱好变得一样有趣
在高管办公区的门廊里，我看到一副字，「天行健，君子以自强不息。」是她向一位书法家求来的。我才知道原来她还对书法有相当深的造诣。
▲写有CEO校训的名家书法
“周易风水、茶道、书法、绘画，我的爱好还挺多的！没事的时候我会逛逛潘家园，淘淘茶具和念珠。“说着她展示起手腕上的念珠。“这珠串我有好多，都是我自己串的，一个个淘来的珠子，把它们穿起来，觉得不满意，再打乱重做，就是一个创造，否定，再创造的过程”。
“爱好丰富其实正好帮助了我的工作，让我的工作更有灵感和创造力。”可以看来，工作似乎也成了她的爱好之一。
至于未来的规划？她没有犹豫：“首先把工作做到最好，然后多一些时间分给家里人，再留一些时间给自己。总之就是，去享受工作，享受生活吧！”
这恍若是这一个下午，我听到的唯一一句，她为自己说的话。
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《知行大咖说》是知行晓政旗下一档人物采访栏目。
每期将邀请一位行政大咖或者关注行政领域的大咖向大家分享经验与见解。
展示行政人的风采，同时用大咖们的奋斗经历激励更多行政人找到自己的职业发展之路。知行大咖说——邀你与我们同行。
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