日常工作中，专注的只做一件事要比同时做几件事容易得多，但现实告诉你，这对大多数人只是一种奢望。我们不可避免的会在一个时间段收到几项任务，有的任务是在你意料之外突然冒出来需要你着手解决的。
但是繁多的事情会让你手足无措，有时候东一榔头西一棒子，感觉自己非常忙，结果到最后一件事也没做成。发生这种情况的原因就是你还没学会同时处理多项任务的技巧。
设定截止日期，逆向反推
在如今的工作环境中我们既要做的好又要做的快，首先我们就得设定一个截止日期，起到警醒的作用。当然我们也要确定这个日期是合情合理的。
但有的人会问：“我们怎么确定这个日期是否合理呢？”相信很多人都会有这样的疑问，其实解决这个问题的最佳方法是从目标开始反向推断工作步骤。
比如你们公司计划5月15日开展一个会议，那反推的步骤如下：
1.5月15日举行会议
2.5月14日向所有员工发送通知，通过微信群或者邮件的方式，告知地点与时间，查看音频设备是否到位。与配餐人员确认好甜点饮料等。
3.5月12日打印会议所需材料文件。
4.5月10号确认音频设备等无任何问题。
5.5月9日通知配餐人员准备好甜点饮料。
为每个步骤设定日期可以让你更好的管理项目进程。学会为每个步骤留有富裕的时间。因为有些人总以为事情会按照自己预先设想的那样按部就班。但实际上你无法保证是否会出现突发状况，说不定有人突然生病需要休息几天或者某个设备发生了故障要拿去维修。
所以我们的进程需要充分考虑这些认为或者技术性问题的出现。
反向思考对过程进行预测
反向思考可以帮助你从目标逆向推导工作过程。举个例子你要进行一场演讲，试着闭上眼睛，放松，深呼吸。让后用心感受和想象当你演讲完以后，都会有哪些不同。你想象以下事情：
听讲人对你说些什么？在问你什么问题？
你周围都有哪些人和哪些情景？
你的感觉怎么样？
让自己全身心的投入到这个想象的场景中，不要急着回归现实。现在正有人向你提问，你聆听着他们的提问以及你的回答。想到什么就说什么，不要因为想象而讲一些不现实的回答。
对方可能会问：“你为什么要进行这次演讲？”你可能回答：“因为这次我分享的内容对青少年很有意义，我希望给大家带来帮助。”
回答的时候记得给自己留有充足的时间。这样可以让你更好的思考如何回答。然后回归现实，用笔记录下想象的场景，以及遇到的一些提问和回答。接着对自己想象的结果加以评判与修改。这样会让你泰然自若的面对接下来的演讲。
根据经验估算时间
依照你之前的经验来估算完成项目的时间，你一般会高估还是低估自己完成任务的时间？
通过回答这个问题，你就能很好的判定接下来你需要完成手头上任务的时间。如果你估算的时间总是少20%，那么下一次你就要在估算的时间上补充20%或者更多。
如果这件事情与你的客户有关，那么肯定更加希望你能提前完成让他们感到惊喜。
利用3D法则处理任务
3D法则就是三条处理事情的方法：删除、委派、执行。对于我们需要完成的任务，仔细思考其中的每个步骤分别适用于哪个处理方法。如果是无关紧要的那你完全可以放弃忽略，不必去做。如果其他人完成的比你更快更加节约成本，在条件允许的情况下分配给他人完成。
对于其他的步骤自己就去用心地完成。
掌控任务进展
对自己的任务必须时时刻刻的了解，如果你其中某项工作是交给其他人完成的话，你便需要和他们保持沟通，试着为他们的工作设立节点，通过定期查看这些节点你就能很好的避免意外的发生，从而完成任务。
但有时候就算如此，也会有问题的发生，我有个朋友小王，他是某家旅游公司的经理，有次他们公司要进行一场产品介绍会。此次的产品介绍文案，他交给了一位负责产品的员工。他每隔一段时间就会询问文案的完成情况。
员工每次回复正在完成中，似乎一切很顺利。就在临近介绍会前一周，一件突发状况让他变得焦虑起来，原来这位员工生了一场病，到了需要去住院的地步。他先是表达了对这文员工的关怀，再次询问员工完成情况时，员工告诉他，因为他手头上还有其他重要的事情，文案一直断断续续的所以还没有完成。
因为这件事我朋友才明白了：“不要寄一切于希望，要仔细检查。”
当问题发生时我们习惯性的会批评引起过失的人，而不是第一时间想着解决问题，在这种状况下建设性的做法是思考以下问题：
现在能做什么来解决问题？
谁是解决问题的最佳人选？
下次如何避免相同的状况发生？
跳出原计划的舒适区
一旦计划中某些步骤出现问题就有可能影响到其他步骤。因此我们要时刻保持审查的姿态并对其进行修改。对于那些已经预留了足够时间的步骤，那它应该不会对项目总的完成进度产生影响。如果真的有突发问题出现，那我们该考虑任务中哪些因素会受到影响，然后我们该做什么。
当然如果到了需要对任务最后期限进行修改的地步，应该立刻通知那些会因此受到影响的人。
在项目过程中，我们或许会找到某些捷径以至于更快的完成任务。比如将某件事分配给其他人来做。但实际工作中我们往往会习惯于原有的计划。我们无法意识到这样的机会，因为我们会故意的忽略。人总是不习惯于变动，安于保持原状态。
其实这就是我们思维的舒适区，但是想要任务更快更好地完成，那最好的办法还是保持思路开放。
定期做出调整，看看这些改动是否可以对剩余部分提供某些启发或者教训。
思考与转变
当我们发现进程落后于计划时，不要单单的去加快速度，有时候欲速则不达。我们不妨停下来思考一下，如何转变？是什么让我们无法按时完成目标？如果是因为其他人没能赶上进度，那就要考虑一下问题：
1. 他们是否清楚了解你对他们的要求？如果还不明白，那首先就要改变我们之前的沟通方式，让他们更加深刻的了解到计划的重要性。
2. 他们是否对按时完成你的目标有其他意见？
3. 你是否给他们制定了工作节点报表？是否有对应的检查方法？
4. 如果他们没法按时完成，问题的原因在哪里？能否帮助他们？
5. 如果解决方案没有效果，你是否有备用方案？
但如果问题出在你身上，那就问自己几个问题：
1. 你落后的详细原因是什么？
2. 你可以做哪些事情来弥补进行快速的调整？
3. 如果你实在找不到自身问题的所在，那就寻求那些可以给你建设性反馈的人，询问他们有什么办法。通常他们的建议更加客观，听他们的观点也许能给你带来新的思路。
4. 你能否在不影响其他任务的情况下解决问题？
好的技巧能让我们产生事半功倍的效果，试着跳出以往的工作舒适区，让自己更上一层楼。
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